檔案管理軟件指各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和各級(jí)各類檔案館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的基于各種計(jì)算機(jī)環(huán)境的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。檔案管理軟件根據(jù)適用對(duì)象的不同分為檔案室檔案管理軟件和檔案館檔案管理軟件；根據(jù)適用技術(shù)環(huán)境的不同分為單機(jī)版檔案管理軟件和網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件；根據(jù)功能上的差別有文件檔案—體化管理軟件、全文版檔案管理軟件、專業(yè)檔案管理軟件等。
一、檔案管理軟件在企業(yè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀
檔案管理軟件在企業(yè)中應(yīng)用的最初目的是減少企業(yè)檔案歸檔中大量繁雜重復(fù)的手工勞動(dòng)，并使信息處理的速度和效率提高，可靠性增強(qiáng)，將人的主要精力從檔案的收集整理等事務(wù)性處理工作中解放出來(lái)，充分發(fā)揮檔案管理人員的職能，參與企業(yè)的決策與經(jīng)營(yíng)管理。經(jīng)過(guò)十幾年的不斷完善和改進(jìn)，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)日臻成熟，我國(guó)檔案管理軟件的發(fā)展在技術(shù)上走過(guò)了PC單機(jī)→PC局域網(wǎng)→廣域網(wǎng)幾個(gè)階段，正在邁向互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。
在PC單機(jī)階段，微型計(jì)算機(jī)在我國(guó)逐步普及，一些單位敏銳地意識(shí)到利用計(jì)算機(jī)管理檔案要比手工管理方便，開(kāi)始嘗試用計(jì)算機(jī)管理，檔案管理的工具和介質(zhì)發(fā)生變化，鍵盤、磁盤等進(jìn)入檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域，紙質(zhì)文件延伸到磁盤文件，這一時(shí)期為檔案管理軟件的發(fā)展積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)及大量的數(shù)據(jù)；局域網(wǎng)是計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)的重要組成部分，局域網(wǎng)的建立，更好地實(shí)現(xiàn)了資源共享與內(nèi)部信息的高效傳輸。在局域網(wǎng)階段，檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了在局域網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，檔案的查詢利用可以從網(wǎng)內(nèi)的任何終端發(fā)起。而基于廣域網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的文檔管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)集中式的檔案管理，集團(tuán)型企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)所在分支機(jī)構(gòu)統(tǒng)一組織規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)單位間的檔案信息互通。
發(fā)展至今，檔案管理軟件均采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)工作直接面向用戶。軟件設(shè)計(jì)靈活，計(jì)算準(zhǔn)確，查詢方便，人機(jī)界面清晰，易于操作。文檔—體化的檔案管理軟件通常包含以下功能模塊：收文管理、發(fā)文管理、歸檔文件管理、專業(yè)檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)等。系統(tǒng)可以存儲(chǔ)并讀取各種格式的電子文檔，內(nèi)置完備的打印表單，實(shí)現(xiàn)多途徑、多層次的檢索和多方位的統(tǒng)計(jì)。
目前，絕大多數(shù)企業(yè)主要采用單機(jī)版檔案管理軟件，在企業(yè)不斷提倡文檔—體化的同時(shí)，雖然OA系統(tǒng)已在各單位得到很好的普及，但是出于對(duì)檔案安全、保密因素及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成本的考慮，大多數(shù)信息系統(tǒng)并沒(méi)有與檔案管理系統(tǒng)形成對(duì)接，有學(xué)者對(duì)38個(gè)事業(yè)單位進(jìn)行調(diào)查顯示。使用的信息系統(tǒng)中有歸檔功能的僅4個(gè)(使用業(yè)務(wù)系統(tǒng))，占10.52％；無(wú)歸檔功能的34個(gè)，占89.48％。
二、檔案管理軟件產(chǎn)品案例分析——以華夏銀行為例
華夏銀行檔案管理系統(tǒng)是由華夏銀行總行聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)研制而成的電子文件歸檔系統(tǒng)。它是以華夏銀行有關(guān)工作規(guī)則和檔案管理制度為基礎(chǔ)，基于“文檔一體化”管理理念而在華夏銀行內(nèi)部網(wǎng)集中部署的管理信息系統(tǒng)。隨著海量電子文件的生成，各單位領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始思考如何能夠更好地管理這些文件，因?yàn)殡娮游募䦶男纬�、歸檔到長(zhǎng)期保存和利用無(wú)不依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，離開(kāi)了計(jì)算機(jī)軟硬件。電子文件就會(huì)游離于人的掌控之外，因此檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)運(yùn)行成為應(yīng)勢(shì)之舉。華夏銀行檔案管理系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用的網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行為目標(biāo)，統(tǒng)一存儲(chǔ)并立足于長(zhǎng)期保管辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件以及其他具有保存價(jià)值、屬于歸檔范圍的電子文件。該系統(tǒng)的特點(diǎn)如下。
1．采取“三個(gè)部門、七個(gè)角色”的組織管理模式�！叭齻�(gè)部門”分別是辦公室、信息技術(shù)部和其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。辦公室是檔案歸口管理部門，負(fù)責(zé)提出檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求，制定系統(tǒng)應(yīng)用管理規(guī)范等。技術(shù)管理部門是系統(tǒng)研發(fā)、監(jiān)控和維護(hù)的管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的技術(shù)支持和運(yùn)行保障。其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)是檔案管理系統(tǒng)的歸檔整理部門。
“七個(gè)角色”即檔案管理系統(tǒng)用戶，對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一認(rèn)證和單點(diǎn)登錄，分別是普通用戶、歸檔整理人員、整理部門審核人員、部門自存人員、檔案整理員、業(yè)務(wù)管理員和技術(shù)管理員。普通用戶在系統(tǒng)中擁有查詢檔案、提交借閱申請(qǐng)、查看個(gè)人借閱日志的權(quán)限。歸檔整理人員負(fù)責(zé)收集整理待歸檔文件材料，擬定保管期限、歸檔頁(yè)數(shù)等信息并提交歸檔審核，對(duì)通過(guò)歸檔審核的文件材料進(jìn)行裝盒，打印、粘貼二維條碼標(biāo)簽，打印檔案移交目錄和備考表，進(jìn)行電子和實(shí)體檔案移交。審核人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門歸檔整理人員提交的文件材料進(jìn)行線上審核，確保歸檔文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。自存人員負(fù)責(zé)本部門會(huì)計(jì)、信貸、信息科技等專業(yè)檔案的電子和實(shí)體接收、自存保管和借閱管理。檔案管理員主要負(fù)責(zé)各類檔案的歸檔審核、實(shí)體接收、保管、統(tǒng)計(jì)和利用。業(yè)務(wù)管理員主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)中用戶權(quán)限及相關(guān)參數(shù)的配置和管理，并對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)。技術(shù)管理員主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的監(jiān)測(cè)和維護(hù)，以及數(shù)據(jù)庫(kù)備份和超出業(yè)務(wù)管理員權(quán)限之外的數(shù)據(jù)和信息的維護(hù)。
2．單軌制功能，雙套制歸檔。2011年華夏銀行取消了紙質(zhì)文件，僅以電子公文的方式在銀行辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。一旦電子公文辦結(jié)，馬上實(shí)時(shí)歸檔，并打印出紙質(zhì)文件作為歸檔之用。從功能上看，現(xiàn)在華夏銀行辦公系統(tǒng)完全以電子文件的方式運(yùn)行，取消了紙質(zhì)文件的運(yùn)作，紙質(zhì)文件的作用只是留作歸檔，以便將來(lái)做憑證之用。筆者認(rèn)為，這與文件的雙軌制管理有明顯不同，因?yàn)殡p軌制是辦公系統(tǒng)中紙質(zhì)文件與電子文件共存，業(yè)務(wù)人員要同時(shí)處理兩種形式的文件，所以，目前華夏銀行辦公系統(tǒng)的文件應(yīng)該屬于單軌制運(yùn)行。從形式上看，華夏銀行的公文歸檔是電子公文、紙質(zhì)公文共存．屬雙套制歸檔。
3．采取二維碼等新技術(shù)手段。華夏銀行檔案管理系統(tǒng)采用二維碼技術(shù)，對(duì)全行所有檔案賦予—個(gè)規(guī)則統(tǒng)一、命名唯一的二維條碼標(biāo)簽。二維碼是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號(hào)信息的。在代碼編制上巧妙地利用構(gòu)成計(jì)算機(jī)內(nèi)部邏輯基礎(chǔ)的“0”、“1”，比特流的概念，使用若干個(gè)與二進(jìn)制相對(duì)應(yīng)的幾何形體來(lái)表示文字?jǐn)?shù)值信息。通過(guò)圖像輸入設(shè)備或光電掃描設(shè)備自動(dòng)識(shí)讀實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)處理。
在檔案管理中引入二維條碼，實(shí)質(zhì)是將紙質(zhì)文件、元數(shù)據(jù)、電子文件封裝在一起。其實(shí)現(xiàn)過(guò)程是：首先將電子文件及其元數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在二維條碼中，其次將二維條碼打印出。粘貼在對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件上，形成電子文件、元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件封裝在一起的紙質(zhì)電子檔案，最后通過(guò)掃描設(shè)備掃描紙質(zhì)檔案上的二維條碼，對(duì)掃描得到的二維條碼進(jìn)行解碼，還原出對(duì)應(yīng)的電子文件及其元數(shù)據(jù)。
二維條碼作為信息的另一種表示形式。是不依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移信息的一種方法，是實(shí)現(xiàn)文件、檔案等信息的存儲(chǔ)、攜帶、傳遞并識(shí)讀的理想手段。二維條碼具有儲(chǔ)存量大、保密性高、追蹤性高、抗損性強(qiáng)、備援性大、成本便宜等特性，將之引入檔案管理中，可較好地解決當(dāng)前檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題。其一，二維條碼可解決電子檔案易更改的問(wèn)題，因?yàn)槠湟唤?jīng)生成，便不可改動(dòng)，是電子文件真實(shí)性保障的重要工具。而且在電子化的過(guò)程中不會(huì)丟失任何信息。其二，二維條碼可實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期保存，即使載體保存不善。印刷的文字、條碼已有污損，只要破損面積不超過(guò)整個(gè)條碼符號(hào)的50％均可照�；謴�(fù)數(shù)據(jù)。其三，二維條碼技術(shù)可實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，它在兩種不同介質(zhì)檔案的查找中建立了通道，方便利用。其四，二維條碼系統(tǒng)可提升檔案信息錄入的質(zhì)量與效率，檔案部門只需要掃描設(shè)備就可將電子文件信息識(shí)別出來(lái)，不需鋪設(shè)網(wǎng)絡(luò)、不需考慮軟件對(duì)接。對(duì)公文系統(tǒng)影響最小，容易實(shí)現(xiàn)，而且二維條碼一次生成，可多次使用，可以保證著錄信息的準(zhǔn)確，減少重復(fù)勞動(dòng)。
檔案管理軟件是檔案信息化管理的核心，它的人性化、易用性、功能的強(qiáng)弱、成本的高低都影響了企業(yè)檔案信息化管理的水平，隨著信息技術(shù)的不斷更新，檔案管理軟件當(dāng)?shù)玫礁玫耐晟婆c發(fā)展。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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