1 加強檔案信息化管理的重要價值
早在2002年，中央就發(fā)出了大力加強企業(yè)管理信息化化建設的要求，其宗旨就是使企業(yè)信息化建設能夠健康發(fā)展，并以此提升企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和市場競爭力。檔案信息化建設是企業(yè)信息化建設的重要組成部分，檔案信息化建設是以現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術為依托，以數(shù)字信息為主要形式，充分利用和發(fā)掘檔案信息資源，經(jīng)過一系列操作程序最終實現(xiàn)檔案管理工作最大化地服務于企業(yè)經(jīng)濟效益的目標。
企業(yè)檔案是企業(yè)的真實縮影，它以文字、圖表、圖片等形式涵蓋了生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、運轉決策、人事調(diào)動、資金周轉、技術檔案等全面而詳實的企業(yè)信息，具體內(nèi)容包括文書檔案、經(jīng)濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、人事檔案、財會檔案等。傳統(tǒng)的紙張文檔由于長期保存且經(jīng)常查閱易損壞或遺失，且受溫度、空氣濕度，蟲蝕、火災等自然條件的限制不易保存，給企業(yè)檔案的保存、使用帶來諸多不便，新時期隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)對于檔案的需求也由過去的單一需求轉變?yōu)閷n案、現(xiàn)行文件、圖書、情報，情報檢索的綜合需求，這就給傳統(tǒng)的檔案管理模式和理論提出了新的挑戰(zhàn)，面對錯綜復雜、海壁的市場信息，更好地服務于企業(yè)生產(chǎn)、科研、及整個市場運作，實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代信息化管理模式轉變已成為不可逆轉的必然趨勢，國家對于檔案管理也給予高度重視，為規(guī)范檔案管理工作，提升檔案管理水平與質(zhì)量，強化檔案管理在企業(yè)改革與發(fā)展中的服務與保障功能，在2002年10月國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家紀委聯(lián)合出臺了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的通知，為企業(yè)檔案管理提供了法律上的支持與保障。檔案信息化建設的最終價值就在于：以科學創(chuàng)新思想、現(xiàn)代的管理理念為指導，運用先進的網(wǎng)絡技術、信息手段，將企業(yè)的文件檔案等綜合信息進行整理、開發(fā)、歸檔、保存，并經(jīng)過技術處理實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)資源共用、共享，使企業(yè)檔案利用率最大化，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。
2 企業(yè)管理中檔案信息化管理現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理發(fā)展至今仍落后于社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的步伐，縱觀我國大型企業(yè)與中小企業(yè)在檔案信息化管理方面有很大差距，橫向來看我國企業(yè)檔案信息化建設步伐與外國企業(yè)、外商企業(yè)、中外合作企業(yè)又存在一定差距。我國企業(yè)信息化建設步伐發(fā)展遲緩存在諸多因素。諸如由于政府企業(yè)領導認識不到位，導致管理水平不均、管理粗放，人員素質(zhì)差，業(yè)務水平低，沒有專業(yè)的管理機構，致使檔案管理混亂，檔案的安全性差保密系數(shù)低。
2.1 檔案信息化建設發(fā)展步伐緩慢
檔案信息化建設發(fā)展步伐緩慢，尤其是中小企業(yè)和民營企業(yè)。改革開放20多年，雖然中小企業(yè)取得了長足發(fā)展，為國民經(jīng)濟做出了巨大貢獻，但在檔案管理尤其檔案信息建設方面與國有大中型企業(yè)存在較大差距。企業(yè)領導民營企業(yè)老板往往由于認識不到位，在很大程度上制約了檔案信息化建設的進程，在檔案管理上仍以傳統(tǒng)的管理模式為主，在一定程度上制約了中小企業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理在人力、物力、財力、時間等方面造成了不同程度的浪費，企業(yè)檔案的信息化建設需要投入較大的資金、配備引進檔案管理所需的軟硬件技術，急需組建一支綜合素質(zhì)高專業(yè)性強的檔案人才隊伍。
2.2 檔案信息化水平低且管理粗放
“一人一機一室”式檔案管理模式在企業(yè)檔案管理中并不少見，仍以傳統(tǒng)的文檔管理為主，不能滿足檔案的查找與應用，文檔內(nèi)容只是簡單的在計算機中存錄，在檔案的存錄前沒有很好地甄別，庫存中沒有清毒防護，逾期文檔不能及時處理。粗放的管理使檔案管理工作效率低下，信息資源在某種意義上講一種浪費。檔案管理用的計算機功能單一，見限于檔案目錄和文檔的打印儲存，在人才、資金、時間和物力上造成浪費。
2.3 檔案管理人員安全及保密意識淡薄
計算機網(wǎng)絡技術的普及與應用給檔案管理帶來了前所未有的便利與快捷的同時，檔案管理中存在漏洞與不足，使檔案的安全與涉密問題普遍存在。檔案信息中有很多是企業(yè)的涉密內(nèi)容，包括一些關鍵性的數(shù)據(jù)、企業(yè)產(chǎn)品專利、商標檔案及其他的商業(yè)機密。增強檔案信息管理人員的檔案保密意識，加強計算機信息系統(tǒng)的安全設置與防護，是企業(yè)檔案管理的基本準則。
2.4 檔案管理人員素質(zhì)亟待提高
企業(yè)檔案管理正處于有傳統(tǒng)檔案到現(xiàn)代信息化管理的過度時期，企業(yè)檔案管理人員需要的是具備高素質(zhì)的復合型人才。而現(xiàn)有的檔案人員大部分技術水平偏低，單純熟悉計算機操作已遠遠不能滿足現(xiàn)代檔案信息化的處理要求，即使企業(yè)擁有現(xiàn)代化的信息處理設備也不能充分發(fā)揮其功效，造成資金設備上的浪費。所以加強企業(yè)檔案管理人員的技術培訓，不斷提升其專業(yè)技能與素養(yǎng)，并對信息化專業(yè)人才加強儲備是企業(yè)信息化建設的重要保障。
3 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設路徑
(1)領導參與建立健全企業(yè)檔案管理機構，檔案信息化是一個長期系統(tǒng)復雜的工程，需要企業(yè)領導參與協(xié)調(diào)，建立一個強有力的組織機構，包括前期的籌備工作，軟硬件的安裝調(diào)試、技術人才的引進與培訓、系統(tǒng)的維護等進行全面考慮，人員、資金、技術到軟硬件的引進開發(fā)都需要進行可行性研究，進而落實資金到位，人員合理引進，配備，保證下一步工作的順利實施。
(2)加強對檔案管理人員的技術培訓，為保證檔案在信息收集、整理、校對，存檔及使用工程中的準確、真實、完整。不僅需要檔案管理人員具備過硬的計算機、網(wǎng)絡應用技術，同時對企業(yè)本身生產(chǎn)流程、安全生產(chǎn)、環(huán)保技術，市場營銷、售后服務、黨政方針、國家的法律法規(guī)與企業(yè)相關的方方面面都要有所了解，準確把握社會經(jīng)濟發(fā)展的脈搏，及時收集準確判斷市場信息，為企業(yè)領導決策提供有價值的資料信息，真正發(fā)揮檔案信息的導航功能。同時提升自身思想政治水平尤其是職業(yè)道德的修養(yǎng)，以保證使用機密檔案的安全性。
(3)做好基礎管理工作逐步推進信息化管理進程。由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔、圖片、膠卷向現(xiàn)代信息化管理過渡需要一個過程。檔案管理的目的都是為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供服務的，企業(yè)檔案部門要對企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸納進行指導、監(jiān)督、檢查，并積極與其他部門或單位予以協(xié)調(diào)，在檔案信息轉換、傳輸、儲存過程保證其真實性、準確性、完整性，尤其在電子文件歸檔和管理過程中，需要注意做好著錄和標引工作，按照國家規(guī)定的數(shù)據(jù)標準，統(tǒng)一著錄項目，統(tǒng)一檢索語言，規(guī)范制作數(shù)據(jù)，規(guī)范檢索標識，以保證檔案數(shù)據(jù)檢索的準確與完整，對于過渡時期的傳統(tǒng)文檔不能及時處理的不能隨便堆放，必須進行整理、分類、編號，原有的紙質(zhì)文檔、照片、膠卷等注意妥善保存，防止損壞丟失。
(4)注意檔案信息化軟件的應用開發(fā)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設。企業(yè)檔案管理以前沿的應用軟件為技術依托以網(wǎng)站作為基礎平臺，實現(xiàn)電子文件全文數(shù)據(jù)化，在網(wǎng)站上進行實時管理與應用，使檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，信息服務剛絡化。信息管理自動化、信息建設法制化，使企業(yè)檔案信息化建設始終在健康，有序的軌道上向前發(fā)展，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。
(5)加強企業(yè)檔案的網(wǎng)絡安全性與文檔保密性，保證檔案信息化建設的順利實施與健康發(fā)展。檔案信息化的發(fā)展給企業(yè)檔案工作帶來了極大便利與快捷的同時，檔案信息的安全性與保密性因其涉及企業(yè)的生存，發(fā)展與企業(yè)安危，也必須予以高度重視。隨著檔案信息建設步伐的推進，應進一步強化對檔案辦公用的計算機及其他信息設備的使用與管理，涉密檔案的電子設備，自動化辦公系統(tǒng)必須滿足保密要求，涉密計算機信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)采取物理隔離，用于處理企業(yè)涉密信息的計算機嚴禁上互聯(lián)網(wǎng)，更不允許通過巨聯(lián)網(wǎng)傳遞企業(yè)的涉密信息，為保證檔案管理人員為個人私利透露商業(yè)機密，在對檔案管理人員進行檔案安全性教育與職業(yè)道德培訓的同時，主管部門必須通過嚴格的獎懲制度給予約束。
(6)為了進一步推動企業(yè)檔案信息化建設，尤其是發(fā)展緩慢的中小型企業(yè)．地方政府可以給予資金、技術、政策等方面的扶持和保障，進一步加快中小企業(yè)檔案信息化建設進程，政府給企業(yè)以政策上的傾斜與保障，從長遠來看受益的不僅是企業(yè)本身，企業(yè)的發(fā)展壯大可以推動地方經(jīng)濟的發(fā)展，緩解地方政府的就業(yè)壓力，增加地方政府的財政收入。
總之，企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)信息化建設的重要組成部分，是檔案管理工作中前所未有的一場技術革新，是知識經(jīng)濟時代的必然產(chǎn)物，檔案信息化在企業(yè)管理中的應用與發(fā)展必將推動企業(yè)信息化管理的進程，更好地服務于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營及其他各項管理工作，在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展過程中發(fā)揮不可替代的重要作用。
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