什么是管理會計?管理會計與ERP是什么關(guān)系?它們能給企業(yè)帶來什么?
鴻溝?什么鴻溝?要回答這個問題得先從會計的發(fā)展說起。傳統(tǒng)意義上的會計就是記帳、算帳、報帳,一般側(cè)重于對經(jīng)營活動的事后記錄與反映。隨著社會的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,會計的應(yīng)用也拓寬為財務(wù)會計與管理會計兩個重要領(lǐng)域,這兩個領(lǐng)域既有聯(lián)系又有區(qū)別,既有共享部分又各有所側(cè)重。一般財務(wù)會計側(cè)重于通過定期的財務(wù)報表,為企業(yè)外部同企業(yè)有經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系的各種社會集團(tuán)服務(wù),如投資人、債權(quán)人、政府有關(guān)職能部門等;而管理會計則側(cè)重于運用靈活多樣的方式把管理與會計這兩個主題有機(jī)的融匯在一起,以強化內(nèi)部管理,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。管理會計是20世紀(jì)初伴隨著泰羅的科學(xué)管理理論的產(chǎn)生而產(chǎn)生的,是西方工業(yè)革命及管理學(xué)的產(chǎn)物,80年代初開始在我國研究與應(yīng)用。隨著我國的改革開放,民營企業(yè)應(yīng)運而生蓬勃發(fā)展,由于處在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期,人們更注重資本運作與經(jīng)營“機(jī)會”的把握,相對而言企業(yè)基礎(chǔ)管理的建設(shè)較為薄弱。除了社會環(huán)境的因素之外,管理理念的落后和現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)的欠缺是造成管理滯后的兩大主要障礙。從會計的角度講,民營企業(yè)財務(wù)人員的工作層面往往取決于老板對會計工作的理解程度。有些企業(yè)財務(wù)人員參與管理參與決策,發(fā)揮著他們應(yīng)有的職能作用;有些企業(yè)財務(wù)人員連最基本的成本核算都無法涉足,更談不上對整個企業(yè)價值鏈的控制和管理會計技術(shù)的運用。這是民營企業(yè)管理上的一條軟肋。會計是一個信息系統(tǒng),是企業(yè)管理有機(jī)體的神經(jīng)中樞,它圍繞整個企業(yè)的價值鏈形成一個封閉的環(huán),這個環(huán)一旦斷裂就意味著會計所反映的數(shù)據(jù)是不完整的,是缺乏邏輯關(guān)系的,還意味著這些裂痕將演變成為企業(yè)管理上的“黑洞”。管理會計的興起,把會計對生產(chǎn)經(jīng)營過程的事后反映延伸到事中與事前的控制,這是管理上的飛躍,它說明人們在管理實踐中已經(jīng)充分認(rèn)識到會計與生產(chǎn)經(jīng)營過程的緊密聯(lián)系,兩者之間的融合不僅能杜絕“黑洞”的出現(xiàn),還能讓價值鏈增值。前面所說的“鴻溝”就是指會計與生產(chǎn)經(jīng)營過程之間的裂痕,填平這條“鴻溝”企業(yè)就會夯實根基構(gòu)筑自己的成功大廈。
這里不妨先講一個小故事。有個民營老板收購了一家國營養(yǎng)殖場,40多個人養(yǎng)了2000多頭豬。收購后他從老家找了一位有養(yǎng)豬經(jīng)驗的朋友擔(dān)任場長。據(jù)說這位場長過去給生產(chǎn)隊養(yǎng)過豬,大包干以后自家種著地養(yǎng)著豬開著小買部日子過得滿紅火。新場長上任原有的職工幾乎全換了,只留了一位獸醫(yī)師,找了一位兼職會計月底來處理一下帳。養(yǎng)殖場很封閉,遠(yuǎn)離城區(qū),職工進(jìn)入養(yǎng)殖區(qū)必須先消毒,沒有特殊情況每月只準(zhǔn)出來一次。這一年生豬價格上漲,老板慶幸自己運氣好,盼望著早日收回投資。開始幾個月流動資金還算寬余,后來越來越緊,不補充就轉(zhuǎn)不動,并且養(yǎng)殖數(shù)量開始下降,職工流動性也很大。與同行業(yè)做了一下比較,人家的豬養(yǎng)5個月180斤左右,而這里的豬養(yǎng)6個半月才180左右,成本這么高怎么能掙錢?老板有位朋友是會計師,建議養(yǎng)殖場按生產(chǎn)流程劃分責(zé)任區(qū)域,并核定指標(biāo)做好記錄,能達(dá)到或接近同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)就給職工一定的獎勵,并忠告這樣管理是要出問題的。開始大家不以為然,后來一位“聰明”的飼養(yǎng)員給老板和場長上了一課。據(jù)周圍村民報告,養(yǎng)殖場有人往外偷飼料,場長安排人整夜蹲守果然逮了個正著。據(jù)了解飼養(yǎng)員與附近的村民勾結(jié)已經(jīng)偷了好幾個月了,他說:場長安排每天必須喂多少飼料,因打撲克或是天冷就不想喂,飼料又不能存便想到賣了算了,一舉兩得。這件事讓老板認(rèn)識到加強內(nèi)部管理的重要性,決定再選一個懂管理的人來當(dāng)場長,并請會計師幫忙理順一下程序。會計師提了三個條件:一、將獸醫(yī)師提為場長兼獸醫(yī)師。二、聘一位專職會計,工作經(jīng)驗不重要,認(rèn)真負(fù)責(zé)能操作電腦就可以。三、各項生產(chǎn)指標(biāo)達(dá)到或接近行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)必須給職工一定的獎勵。老板一看全部同意并且還加了一條:提高伙食標(biāo)準(zhǔn)每月全場人員會餐兩次。
新會計來了,要做的第一件事不是熟悉帳本而是穿上工作服進(jìn)養(yǎng)殖區(qū)熟悉環(huán)境和生產(chǎn)流程,事先有交代:不熟悉生產(chǎn)流程將無法勝任自己的工作。一個小小的養(yǎng)殖場細(xì)心研究起來道道還真不少,有公豬、母豬(生產(chǎn)豬、懷孕豬、空懷豬、后備豬)、仔豬、斷奶豬、育肥豬,有產(chǎn)仔房、斷奶豬舍、育肥豬舍等等。從育種產(chǎn)仔到斷奶、育肥,每個階段都有特定的要求和指標(biāo)。會計師與場長和會計一起設(shè)計了一套為本場生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的記錄,這些記錄的明細(xì)戶頭與養(yǎng)殖責(zé)任區(qū)域的劃分戶頭是一一對應(yīng)的,有明確的責(zé)任人;同時與會計帳本中“養(yǎng)殖成本”科目的明細(xì)戶頭也是一一對應(yīng)的。這些戶頭之間都是有聯(lián)系的,相關(guān)的信息都是可以追溯的,比如斷奶豬轉(zhuǎn)群到育肥豬,轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入的數(shù)量和重量必須是一致的;再比如出售的育肥豬可以根據(jù)它的耳號(出生后打在耳朵上的號碼)查詢它從出生到出售的全部飼養(yǎng)記錄。記錄存在電腦里,由會計操作,原始憑證由養(yǎng)殖區(qū)或有關(guān)崗位提供。記錄中涉及到養(yǎng)殖成本及存欄數(shù)量的部分,如產(chǎn)仔、轉(zhuǎn)群數(shù)量、死亡數(shù)量、銷售數(shù)量和飼料、藥品的消耗等,由會計定期匯總填制會計憑證登記帳本;其它部分如仔豬耳號、床號、計劃轉(zhuǎn)群日期、父本、母本、存欄數(shù)量、防疫記錄等則是場長在管理上不可缺少的資料。有了這套記錄還可以根據(jù)豬的產(chǎn)仔和生長規(guī)律測算出未來的存欄量、飼料藥品需求量等,進(jìn)而可編制資金預(yù)算。這些記錄不是孤立的數(shù)字,而是有相應(yīng)的《崗位職責(zé)》、《獎懲規(guī)定》、《財務(wù)管理制度》等做鋪墊。在職工層面以前領(lǐng)料、轉(zhuǎn)群等都不用簽字,場長吩咐就干,現(xiàn)在責(zé)任人都要簽字了。說來也怪,管理規(guī)范了,責(zé)任明確了,安說工作壓力加大了,但職工的流動性卻幾乎停止了。表面看獎勵工資起到了一定的作用,實際上大家有了安全感歸宿感以及得到了應(yīng)有的尊重是最根本的原因。新場長工作很有思路和熱情,他說:早就盼著這么干,終于等到了這一天!職工們關(guān)注的事情也和以前大不相同,他們過問飼料的蛋白含量是不是達(dá)標(biāo),過問采購的藥品是不是假冒偽劣,豬舍比以前干凈多了,還有人抽空割青草給豬加“小菜”。4個月后扭虧為盈。
這是一個真實的故事,整個過程和風(fēng)細(xì)雨實實在在。這個故事讓我們看到原來會計還可以這么干!其實這只是管理會計技術(shù)運用的一部分,其中會計與生產(chǎn)經(jīng)營過程的融合構(gòu)成了這次管理變革的核心與動力。一個小小的養(yǎng)殖場可以手工設(shè)計程序,一個大型企業(yè)怎么辦?一個企業(yè)集團(tuán)怎么辦?當(dāng)然是應(yīng)用ERP!ERP是在西方工業(yè)革命和管理學(xué)的基礎(chǔ)上運用新興的IT技術(shù)將管理信息進(jìn)行集成。從20世紀(jì)60年代初的MRP到MRPⅡ再到90年代的ERP前后經(jīng)歷了40多年的時間。其中MRPⅡ就已經(jīng)運用了管理會計的概念,把傳統(tǒng)的帳務(wù)處理同發(fā)生帳務(wù)的事務(wù)結(jié)合起來,也就是會計與生產(chǎn)經(jīng)營過程的融合。這是ERP與其它管理軟件最大的不同,也是ERP在實施過程中最容易觸及管理弊端的原因之一。ERP把企業(yè)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的鏈接與固化,并且可以靈活組裝,使其成為一個完整的循環(huán)系統(tǒng),它的準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性、敏捷性、協(xié)同性、可視性等等優(yōu)勢顯示了現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)的輝煌成就。隨著經(jīng)濟(jì)全球化民營企業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了一條新的發(fā)展軌道,有了挖掘機(jī)就不能只考慮鐵锨鎬頭怎么用,不要擔(dān)心ERP多么復(fù)雜、多么龐大、多么昂貴,關(guān)鍵要開闊視野深刻理解它的管理思想和內(nèi)涵,只要看到問題的本質(zhì)就能找到ERP當(dāng)中適合自己的部分和方法。大企業(yè)有大企業(yè)的用法,小企業(yè)有小企業(yè)的用法,前面說的養(yǎng)殖場還什么錢沒花自己動手土法上馬呢!或許很多人擔(dān)心中國的市場環(huán)境很復(fù)雜,ERP是個舶來品,將會計與生產(chǎn)經(jīng)營過程融合企業(yè)是不是要吃很多虧?其實這是一個嚴(yán)重的誤區(qū),程序是人設(shè)計的,ERP在中國企業(yè)運用就一定有適合中國市場經(jīng)濟(jì)特點的方法。從另一個層面講我們沒有必要為了取得一個小小的耳環(huán)而把自己的金項鏈撕碎。
民營企業(yè)中許多年輕的創(chuàng)業(yè)者他們的資金沒有那么雄厚,他們的企業(yè)規(guī)模也沒有多么大,但信息技術(shù)已經(jīng)是他們離不開的工具。在管理上他們知道軟件的運用可以事半功倍,還可以充當(dāng)他們的“第三只眼”,這讓我們看到了民營企業(yè)發(fā)展的希望!愿ERP為民營企業(yè)鋪就一條通向成功的康莊大道!
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本文標(biāo)題:管理會計與ERP能給民營企業(yè)帶來什么?
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