由于受技術(shù)條件影響,我國(guó)企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、信息的分析和應(yīng)用不夠重視,特別是在實(shí)時(shí)分析動(dòng)態(tài)應(yīng)用方面,財(cái)務(wù)信息只在未來(lái)決策時(shí)起借鑒作用,失去了時(shí)效性。傳統(tǒng)的基于腳本(SQL或其他)的數(shù)據(jù)分析報(bào)告的構(gòu)建方式常常是從二維關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)表中獲取數(shù)據(jù),生成格式化的二維報(bào)告,不能滿足全方位的管理需要。為實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效地多方位查詢財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),本文提出在ERP中嵌入應(yīng)用OLAP技術(shù)。
一、OLAP技術(shù)的用途
OLAP(On-Line Analytical Processing,聯(lián)機(jī)分析處理)是一類軟件技術(shù),其最基本的概念有3個(gè):多維觀察、數(shù)據(jù)鉆取、CUBE運(yùn)算。OLAP輸出經(jīng)過轉(zhuǎn)換后的反映原始數(shù)據(jù)的各種信息視圖,以反映業(yè)務(wù)的真實(shí)維數(shù)。
傳統(tǒng)的查詢和報(bào)表工具只反映數(shù)據(jù)庫(kù)中都有什么(what happened),而OLAP解決下一步會(huì)怎么樣(what next)和如果這樣又會(huì)怎么樣(what if)。OLAP的主要特點(diǎn),是直接仿照用戶的多角度思考模式,關(guān)鍵技術(shù)是多維,維是指分析角度,多維分析是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析最有效的方法,為滿足多層次管理需要,預(yù)建多維的數(shù)據(jù)模型。多維數(shù)據(jù)模型建立后,可以快速地從各個(gè)分析角度獲取數(shù)據(jù),也能動(dòng)態(tài)地在各個(gè)角度之間切換或者進(jìn)行多角度綜合分析,具有極大的分析查詢靈活性,從設(shè)計(jì)理念和真正實(shí)現(xiàn)上與其他的管理信息系統(tǒng)有著本質(zhì)的區(qū)別。
采用嵌入式改造,OLAP要求與實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)分離。ERP每個(gè)子系統(tǒng)分別相對(duì)獨(dú)立,處理不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),以獨(dú)立的方式生成各自的數(shù)據(jù)。嵌入OLAP技術(shù),要把這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化,運(yùn)用專門的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式,建立專門的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)。在處理上,應(yīng)用有關(guān)的邏輯分析和統(tǒng)計(jì)分析,根據(jù)用戶需要輸出不同的信息,各子系統(tǒng)既可以自身生成信息獨(dú)立輸出,也可以對(duì)外連接其他分析工具。這樣既不增加原ERP系統(tǒng)的其他負(fù)擔(dān),也不會(huì)帶來(lái)額外的安全問題。
OLAP查詢報(bào)告將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、過程、算法和邏輯的復(fù)雜性集成在多維數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中,然后輸出容易理解的維信息視圖。OLAP技術(shù)應(yīng)用不在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)上添加額外的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)或維,只是以維的方式識(shí)別復(fù)雜數(shù)據(jù),并以容易理解的方式呈現(xiàn)數(shù)據(jù),所以能實(shí)現(xiàn)在ERP的各個(gè)功能子系統(tǒng)中嵌入該技術(shù),把各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)加以分析、編輯,按管理要求輸出。其過程如圖1所示。
圖1 在系統(tǒng)中嵌入OLAP對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理
應(yīng)用OLAP技術(shù)分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的操作包括鉆。╮oll up/drill down)、切片(slice)、切塊(dice)、旋轉(zhuǎn)(pivot)等。
用鉆取法,可取得項(xiàng)目數(shù)據(jù)中某一維的低層或高層的匯總數(shù)據(jù),與會(huì)計(jì)賬戶中總明關(guān)系同理。即可向上鉆取和向下鉆取,向上鉆取是將某一低層的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)概括匯總到高層,經(jīng)過編輯,按需求隨時(shí)生成報(bào)告;向下鉆取則是相反方向,從綜合數(shù)據(jù)中分列各種明細(xì)。
用切片或切塊法,選定某片或塊值后,可分析到選定數(shù)據(jù)或剩余維上的數(shù)據(jù)分布。當(dāng)所選項(xiàng)有兩個(gè)維時(shí),是切片;有3個(gè)維時(shí),是切塊。此法可篩選到某一項(xiàng)目某一方面(或相同的幾方面)的明細(xì)數(shù)據(jù)。
用旋轉(zhuǎn)法,變換維的方向,重新安排數(shù)據(jù)維的放置,即行、列互換等,這只是數(shù)據(jù)編輯上的技術(shù),適應(yīng)輸出數(shù)據(jù)變化的要求。
應(yīng)用以上技術(shù)可以生成各種查詢功能,產(chǎn)生的數(shù)據(jù)內(nèi)容豐富、直觀,可完成統(tǒng)計(jì)、排序、分組、計(jì)算等各項(xiàng)工作?梢酝ㄟ^設(shè)置過濾器,篩選列出所需數(shù)據(jù),生成實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù),以列表、圖形、立方體等多種形式表示。
二、應(yīng)用實(shí)施方案
ERP嵌入OLAP技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析查詢,需確立為一個(gè)項(xiàng)目來(lái)實(shí)施,具體實(shí)施方案分以下4個(gè)步驟:
(一)實(shí)施調(diào)研
調(diào)研內(nèi)容包括:環(huán)境、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)3方面。
1.環(huán)境方面:ERP各功能子系統(tǒng)中嵌入OLAP技術(shù),涉及多個(gè)職能部門,因此需要爭(zhēng)取行政支持以及相關(guān)部門和人員的重視。全面了解管理需要,包括各級(jí)管理者的管理思想、策略、戰(zhàn)略重點(diǎn),對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的需要情況等,作出各種假設(shè),確定某方面的管理主要需要哪些因素支持,涉及哪些數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)的輸入輸出條件、格式、方向等。對(duì)影響本項(xiàng)目實(shí)施的內(nèi)、外環(huán)境進(jìn)行分析,充分考慮制約因素,利用一切積極因素克服消極因素,尋找最佳切入點(diǎn)。
2.技術(shù)方面:OLAP技術(shù)應(yīng)用對(duì)硬件的要求不高,已實(shí)施ERP的企業(yè)現(xiàn)有的、配置中等的硬件都能滿足要求,充分利用原有硬件資源就可以實(shí)施。
近年來(lái)OLAP技術(shù)的產(chǎn)品發(fā)展很快,品種較多,但采用嵌入式產(chǎn)品,只需在原ERP上進(jìn)行二次開發(fā)就能實(shí)現(xiàn),無(wú)需另外獨(dú)立購(gòu)買或開發(fā)軟件。在原實(shí)施的ERP中嵌入程序,只需在各個(gè)功能子系統(tǒng)中設(shè)置接口,傳輸數(shù)據(jù)就能銜接。
OLAP技術(shù)與數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)聯(lián)合應(yīng)用。數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)設(shè)置有兩種方案。方案一:在各子系統(tǒng)獨(dú)立成立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),各自實(shí)施OLAP技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析查詢,產(chǎn)生本子系統(tǒng)的分析數(shù)據(jù),此法是現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用,事中控制效果明顯,OLAP技術(shù)應(yīng)用意義重大。方案二:創(chuàng)建中央數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),匯集各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯、整理,綜合實(shí)施OLAP技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析,可產(chǎn)生全面綜合的數(shù)據(jù),即形成一個(gè)ERP的外延財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析管理子系統(tǒng)。以上兩種方案各具優(yōu)缺點(diǎn),通過對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行改造,使OLAP軟件得以實(shí)施。
3.經(jīng)濟(jì)方面:因?yàn)槭嵌的查詢管理分析系統(tǒng),投入不可能大,所以需了解現(xiàn)有資源,保護(hù)資源,從節(jié)約成本的原則出發(fā),確定合理的預(yù)算。這種嵌入式改造,具有附加意義的系統(tǒng),不會(huì)增加系統(tǒng)運(yùn)行費(fèi)用,不需要大的投入。
(二)系統(tǒng)分析
因采用嵌入式,所以要在涉及的子系統(tǒng)中針對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用特點(diǎn),確定應(yīng)用目標(biāo)、層次、范圍、權(quán)限,正確了解各項(xiàng)數(shù)據(jù)的定義、概念、作用、要求,并確定數(shù)據(jù)改造或轉(zhuǎn)換方案。
方案一 在各子系統(tǒng)獨(dú)立成立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。第一步,設(shè)置取數(shù)途徑,在業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取數(shù)據(jù)。第二步,在各子系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化模型,把各專業(yè)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)格式。例如,采購(gòu)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是采購(gòu)訂單,其內(nèi)容包括采購(gòu)類型、訂單號(hào),供貨單位、付款條件、存貨編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅額等,一般以表格方式顯示。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)只需要其核心部分:時(shí)間、品名、計(jì)量單位、單價(jià)、金額、稅額等。轉(zhuǎn)化模型為過濾器,通過設(shè)置篩選條件,把所需內(nèi)容過濾、剝離、重組。第三步,設(shè)置編輯器,按不同的管理要求設(shè)置數(shù)據(jù)篩選的數(shù)學(xué)模型和經(jīng)濟(jì)模型,如某因素或某財(cái)務(wù)指標(biāo)的合計(jì)數(shù)計(jì)算等(以上3步均為后臺(tái)管理)。第四步,設(shè)置查詢輸出格式,數(shù)據(jù)輸出有兩大類:一是直接按篩選條件輸出,不做編輯加工。可得到各子系統(tǒng)的直接明細(xì)數(shù)據(jù);二是對(duì)兩種或多種數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯加工后生成統(tǒng)計(jì)、分析等數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一般以會(huì)計(jì)科目的明細(xì)項(xiàng)目為輸出目標(biāo),以各種財(cái)務(wù)指標(biāo)的形式體現(xiàn),以表格、圖形等方式顯示。明確了信息流量和格式之后,OLAP技術(shù)也可實(shí)現(xiàn)把過于專業(yè)化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)再轉(zhuǎn)化為易于非專業(yè)人員理解的格式,以適應(yīng)不同水平的信息使用者需要。第五步,根據(jù)行政管理結(jié)構(gòu)劃分信息輸入輸出層次,設(shè)計(jì)界定各級(jí)別信息使用者的權(quán)限和使用范圍。
這種模型結(jié)構(gòu),可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)并存,在各個(gè)相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)OLAP技術(shù)查詢,其查詢范圍局限于本子系統(tǒng)(如圖2所示)。
圖2 在各個(gè)獨(dú)立的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)OLAP技術(shù)查詢
方案二 第一步,建立中央數(shù)據(jù)庫(kù)。第二步,設(shè)置取數(shù)途徑,其數(shù)據(jù)來(lái)源有:與ERP各子系統(tǒng)留接口,直接傳輸形成;本系統(tǒng)錄入形成;本系統(tǒng)編輯處理生成;外部系統(tǒng)拷貝吸收形成。設(shè)置過濾器把各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過接口篩選傳輸,形成中央數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),輸出使用權(quán)限等設(shè)置與方案一相同,在內(nèi)容、流量方面還要考慮全面性、綜合性。在中央數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)實(shí)施OLAP技術(shù)查詢,這種模型可突破子系統(tǒng)的局限性,實(shí)現(xiàn)某方而單項(xiàng)和綜合的查詢(如圖3所示)。
圖3 在中央數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)實(shí)現(xiàn)OLAP技術(shù)查詢
(三)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)方面的海量數(shù)據(jù)加以整理,數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)就要有的放矢,分塊分類準(zhǔn)備,內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的收集、分析、整理和錄入,形成數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),數(shù)據(jù)一般有3類來(lái)源:
1.現(xiàn)成的數(shù)據(jù),即不用再加工,可直接使用的,如ERP中各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù),可直接傳輸?shù)綌?shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)應(yīng)用,這是查詢系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來(lái)源。
2.要略為加工的數(shù)據(jù),即要對(duì)原數(shù)據(jù)進(jìn)行重新的分解、組合、整理才能應(yīng)用。ERP各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)各有專業(yè)特點(diǎn),需進(jìn)行轉(zhuǎn)換,把專業(yè)的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換成財(cái)務(wù)專用格式、通用格式或數(shù)據(jù)說(shuō)明等。
3.需研究確定的數(shù)據(jù),即現(xiàn)行沒有的數(shù)據(jù),如專用指導(dǎo),特殊標(biāo)準(zhǔn),分析系統(tǒng)用的各種經(jīng)濟(jì)模型、數(shù)學(xué)模型,體現(xiàn)本企業(yè)管理特點(diǎn)的指標(biāo)等。
(四)模擬測(cè)試與再調(diào)整開發(fā)
進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室模擬運(yùn)行,全方位輸入、運(yùn)行、輸出,實(shí)行全面和個(gè)別的測(cè)試,主要測(cè)試是否滿足原設(shè)計(jì)要求。采用方案一的要逐個(gè)子系統(tǒng)測(cè)試,采用方案二的既要單方面測(cè)試也要綜合測(cè)試。模擬運(yùn)行的目的是驗(yàn)證嵌人程序的可執(zhí)行性,驗(yàn)證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、生成輸出數(shù)據(jù)的合理性,進(jìn)一步確定各種參數(shù),根據(jù)運(yùn)行結(jié)果調(diào)整和確定輸入輸出數(shù)據(jù)格式。
把準(zhǔn)備的模擬數(shù)據(jù)輸入待測(cè)試系統(tǒng),測(cè)試時(shí)作好詳細(xì)記錄,對(duì)測(cè)試作全面的分析、總結(jié),找出差異。若發(fā)現(xiàn)問題可從兩方面進(jìn)行協(xié)調(diào):一是管理方面,應(yīng)調(diào)整工作方法,做到事前預(yù)測(cè),事中以設(shè)計(jì)目標(biāo),參考數(shù)據(jù)為參照監(jiān)督控制,實(shí)行實(shí)時(shí)管理,改變以往的事后監(jiān)督;二是對(duì)測(cè)試系統(tǒng)不適用部分進(jìn)行改動(dòng)或二次開發(fā),這種模擬要反復(fù)進(jìn)行多次。
(五)推廣和完善
經(jīng)過模擬測(cè)試后,進(jìn)入推廣期,在實(shí)施推廣前要制定一套專用的工作規(guī)范流程利,明確管理者和操作者的權(quán)利和義務(wù)。
1.設(shè)計(jì)推廣方法,規(guī)定推廣期限。先對(duì)應(yīng)用人員進(jìn)行操作培訓(xùn),嵌入式改造不需另外增加專用人員,對(duì)原有崗位人員作簡(jiǎn)單的操作培訓(xùn)則可;然后從小范圍開始切入,逐步擴(kuò)展,推廣時(shí)間不用太長(zhǎng)。
又作出實(shí)施效果預(yù)測(cè),定出目標(biāo)作為執(zhí)行結(jié)果參照。重視實(shí)施過程,作好記錄,及時(shí)接收反饋信息,分析反饋信息以解決現(xiàn)場(chǎng)間題,不斷改造、完善系統(tǒng)。整理各方面資料,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),形成實(shí)施檔案。
三、例說(shuō)實(shí)施效果
財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)至少?gòu)奶m維度構(gòu)成信息庫(kù):時(shí)間、業(yè)務(wù)項(xiàng)目、控制部門。三維互補(bǔ),通過數(shù)學(xué)模型、經(jīng)濟(jì)模型對(duì)信息進(jìn)行綜合提煉加工,設(shè)置過濾器,按條件檢索,提高信息的利用效率,生成能充分體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)狀況,反映項(xiàng)目實(shí)時(shí)運(yùn)行狀態(tài)的數(shù)據(jù)。初始化設(shè)置時(shí),注重全面、分類、必要的歸納,與各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的銜接,從關(guān)聯(lián)子系統(tǒng)獲取原始數(shù)據(jù)資料,直接形成數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的數(shù)據(jù),主要表現(xiàn)為具體的業(yè)務(wù)反映。
例如制造業(yè)的產(chǎn)品成本管理,如果只需要時(shí)期和成本項(xiàng)目?jī)删S的數(shù)據(jù),則兩維數(shù)據(jù)查詢可以通過平面表格表示(如表1所示);如果需要三維以上的查詢,則要用立體才可反映,如圖4所示。
表1 時(shí)期和成本項(xiàng)目?jī)删S數(shù)據(jù)表
圖4 產(chǎn)品成本管理三維查詢模型
時(shí)間維設(shè)置,數(shù)據(jù)含量要足夠大,主要為形成歷史時(shí)期數(shù)據(jù)?紤]發(fā)展,根據(jù)一貫性原則,把資料按時(shí)期排列,備取,數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)更新。日常應(yīng)用時(shí),按時(shí)間檢索各時(shí)期資料,實(shí)現(xiàn)按時(shí)期分類檢索。
成本項(xiàng)目維(業(yè)務(wù))的設(shè)置,按成本要素組成,從成本計(jì)算角度處理各生產(chǎn)要素,以“生產(chǎn)成本”等會(huì)計(jì)科目的形式表示,即生產(chǎn)成本科目的組成結(jié)構(gòu)就是成本項(xiàng)目的組成結(jié)構(gòu),主要由直接材料、直接人工、制造費(fèi)用等組成。設(shè)置條件過濾器,把生產(chǎn)管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為以細(xì)化的成木科目為表現(xiàn)形式的數(shù)據(jù)列出所有明細(xì)成本項(xiàng)目,日常應(yīng)用按明細(xì)會(huì)計(jì)科目查詢。
產(chǎn)品維(控制部門)初始化設(shè)置要考慮擴(kuò)展性,留有發(fā)展空間,包括縱向、橫向的層次和品種空間。
1.應(yīng)用向上鉆取技術(shù),可獲取某產(chǎn)品多個(gè)期間多項(xiàng)成本的總數(shù)。如圖5所示,可獲取某產(chǎn)品不同時(shí)期的“制造成本”或“銷售成本”。
圖5 應(yīng)用向上鉆取技術(shù)獲取產(chǎn)品不同時(shí)期制造成本或銷售成本
2.應(yīng)用切塊技術(shù),如圖6所示,可獲取某兩種產(chǎn)品在不同時(shí)期某兩方面的成本數(shù)據(jù)。
圖6 應(yīng)用切塊技術(shù)獲取某兩種產(chǎn)品在不同時(shí)期某兩方面的成本數(shù)據(jù)
3.應(yīng)用切片技術(shù),如圖7所示,可獲取某產(chǎn)品所用某種材料在不同時(shí)期的耗用情況。
圖7 應(yīng)用切塊技術(shù)獲取某產(chǎn)品所用某種材料在不同時(shí)期的耗電情況
企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中沉淀了海量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),并動(dòng)態(tài)地增加,按傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析技術(shù)和方法,數(shù)據(jù)應(yīng)用局限性很大。應(yīng)用OLAP技術(shù),具有優(yōu)越性,表現(xiàn)為:(1)解決業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相脫離,兩者信息溝通多口徑、多體系的問題。(2)能實(shí)現(xiàn)多角度、多方位反映信息,打破平面數(shù)據(jù)顯示的局限性,數(shù)據(jù)中多因素關(guān)系得到直觀體現(xiàn),有利于分析影響因素。(3)實(shí)現(xiàn)快速查詢,一是系統(tǒng)本身工作速度快,二是反映業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)性,三是結(jié)果反饋快,適應(yīng)了現(xiàn)代化的快速反應(yīng)管理要求。(4)信息展示直觀,易于理解,適合不同的信息需求者,非專業(yè)人員可用非財(cái)務(wù)專業(yè)格式獲取信息。(5)打破時(shí)間和空間的限制,實(shí)時(shí)應(yīng)用控制,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用面更廣泛。ERP嵌入OLAP技術(shù),財(cái)務(wù)管理更加細(xì)化,對(duì)解決財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)用滯后問題,對(duì)提高企業(yè)預(yù)測(cè)、執(zhí)行過程的控制水平具有重要意義。
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本文標(biāo)題:ERP嵌入OLAP技術(shù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查詢方法探討
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