現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)在成功應(yīng)用了財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)或者是供應(yīng)鏈信息管理系統(tǒng)甚至是生產(chǎn)制造信息系統(tǒng)后，開始將信息化的應(yīng)用范圍擴(kuò)大到了人力資源管理的領(lǐng)域，但這并不代表只有做好了財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈或者是生產(chǎn)制造的信息系統(tǒng)后才可以進(jìn)行人力資源的信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施，只不過說(shuō)企業(yè)為了降低風(fēng)險(xiǎn)愿意將企業(yè)的ERP信息管理分步進(jìn)行，確保項(xiàng)目的成功。在國(guó)外，大多是人力資源信息系統(tǒng)的建設(shè)要先于其他系統(tǒng)。
人力資源信息管理系統(tǒng)從理論上或是目前軟件的分類管理上來(lái)講其范圍還是很大的，這其中可能就會(huì)包括薪資管理、人事管理、人事合同管理、培訓(xùn)管理、招聘管理、考勤休假管理、保險(xiǎn)福利管理、績(jī)效管理及員工或經(jīng)理自助管理等很多方面，任何一個(gè)商品軟件不會(huì)把這些東西集合在一起，他們大多是按其具體功能分模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)人力資源管理的需要，那么這么多模塊組成的人力資源管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目如何來(lái)實(shí)施才能確保它的成功呢，我在這里簡(jiǎn)單的做一個(gè)講述，希望它可以幫助企業(yè)成功地實(shí)施自己的信息項(xiàng)目。
一、人力資源管理信息化建設(shè)的必要性
信息技術(shù)的發(fā)展，引發(fā)了人力資源管理的思維方式和管理模式一系列變革，為此，人力資源管理信息化建設(shè)已勢(shì)在必行。這是因?yàn)椋涸谝曰ヂ?lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)已成為人力資源管理者的主要?jiǎng)趧?dòng)工具，不論是人員培訓(xùn)、崗位分析、招聘和錄用資料的處理，還是面談、筆試、績(jī)效評(píng)估，計(jì)算機(jī)在企業(yè)的應(yīng)用都很普遍。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到人力資源管理中，可以使系統(tǒng)內(nèi)的員工和領(lǐng)導(dǎo)前所未有地相互連接到一起，例如，許多國(guó)有企業(yè)建立自己的網(wǎng)絡(luò)并與因特網(wǎng)互聯(lián)，就有可能穿越時(shí)空利用單位內(nèi)外部的人力資源解決好這一問題，從而降低人力資源成本，增加人力資源組織有更多的柔性，增強(qiáng)單位或部門的競(jìng)爭(zhēng)力或適應(yīng)性。
二、人力資源信息系統(tǒng)在人力資源角色轉(zhuǎn)變中的應(yīng)用
可以說(shuō)，基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS的使用最明顯的優(yōu)勢(shì)就在于前面分析到的從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看可以降低成本和節(jié)省時(shí)間，這使得人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工變得越來(lái)越依賴HRIS，從而導(dǎo)致他們?cè)谌肆Y源各功能區(qū)的角色逐漸發(fā)生變化。的確，基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS正變得更成熟，為人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工提供了更個(gè)性化的工作場(chǎng)所與生產(chǎn)工具。
信息技術(shù)已經(jīng)使更多的人力資源信息收集和處理更全面、更快捷，對(duì)于人力資源的專業(yè)人士，越來(lái)越多地依賴電子人力資源來(lái)完成最起碼的工作任務(wù)。過去，他們花大部分的時(shí)間回答受聘者和管理方面的問題，而現(xiàn)在，這些任務(wù)都被自動(dòng)化或外包。這就意味著，人力資源的專業(yè)人士能著重于更具戰(zhàn)略意義的職能，如人力資源規(guī)劃、知識(shí)管理和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。同時(shí)，科技發(fā)展為人力資源專業(yè)人士提出了巨大的挑戰(zhàn)，他們必須加速獲得最新的信息技術(shù)，并同時(shí)改造傳統(tǒng)流程從而使其進(jìn)入在線流程時(shí)代。
對(duì)于管理者而言，他們可以同時(shí)直接從個(gè)人層面以及集體層面上獲得員工的信息，因此，管理者能夠及時(shí)做出應(yīng)對(duì)，并通過更好地監(jiān)測(cè)過去和現(xiàn)在的表現(xiàn)來(lái)適當(dāng)?shù)刂贫ú块T的人力資源計(jì)劃。就像FEin在2001年討論的那樣，很多管理者依賴于電子商務(wù)人力資源的能力來(lái)提供卓越的信息收集和在人力資源功能區(qū)域的分析，比如績(jī)效評(píng)估和管理、招聘和甄選以及管理發(fā)展等。
而對(duì)于大多數(shù)的普通員工而言，他們不僅利用基于網(wǎng)絡(luò)和自我服務(wù)選項(xiàng)來(lái)修改和簡(jiǎn)化流程，同時(shí)還檢查自己的人力資源資料現(xiàn)狀，并更新相關(guān)信息，甚至還可以獲得在線的個(gè)人建議等等。從這一點(diǎn)可以看出，在一個(gè)組織內(nèi)的所有職員都應(yīng)該歡迎HRIS。
事實(shí)也證明，人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工在企業(yè)中的角色已經(jīng)扮演著不同于傳統(tǒng)的角色。以人力資源管理中的招聘職能為例，其功能正在通過電子商務(wù)人力資源系統(tǒng)發(fā)生改變，這種功能是典型的傳統(tǒng)人力資源實(shí)施的高度自動(dòng)化。傳統(tǒng)上，組織依賴相對(duì)較低的科技方法，包括報(bào)紙、廣告和雇員的推薦來(lái)找到并吸引合格的候選人來(lái)填補(bǔ)職位空缺。然而，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為近年來(lái)在招聘上最流行的方法之一。許多組織已經(jīng)開始使用電子招聘系統(tǒng)來(lái)完善功能，根據(jù)Kay的研究，這會(huì)有很多的優(yōu)點(diǎn)，比如可以招攬到更多的候選人，節(jié)省調(diào)職的成本，減少文件并節(jié)省時(shí)間等等。Kay在2000年指出，通過網(wǎng)絡(luò)廣告雇一個(gè)人平均花費(fèi)$152，而傳統(tǒng)的方法需要$1383。毋庸置疑，與傳統(tǒng)的方法如報(bào)紙廣告等相比，Internet提供了更低的招聘成本。在HRIS中，大部分(70-80%)的自動(dòng)化招聘過程可以減少2/3的招聘時(shí)間和降低90%的成本。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，在招聘過程中使用電子商務(wù)人力資源可以節(jié)約時(shí)間和成本，不僅為人力資源專業(yè)人士，也為管理者和普通員工的角色轉(zhuǎn)變帶來(lái)契機(jī)，相關(guān)人士可以投入更多的時(shí)間和精力在核心性、方向性的工作中。尤其是對(duì)人力資源專業(yè)人士來(lái)講，在不斷地變化中，如何使自己的工作更有效，從而能有更多時(shí)間考慮更多戰(zhàn)略層次的問題，順利完成角色的轉(zhuǎn)變，這是他們正面臨著角色轉(zhuǎn)變的巨大挑戰(zhàn)。
三、人力資源信息系統(tǒng)現(xiàn)狀和關(guān)注
盡管人力資源信息系統(tǒng)HRIS的發(fā)展與運(yùn)用是積極的，但仍然存在著大量企業(yè)都必須認(rèn)識(shí)到的問題。
首先，不是所有的員工和管理者都會(huì)歡迎HRIS，接受這種變革。原因之一在于普通員工和管理者可能會(huì)面臨更多的工作和責(zé)任。在他們看來(lái)，人力資源部是在推卸責(zé)任。另一個(gè)原因是普通員工也許會(huì)被要求接受技術(shù)培訓(xùn)，這讓普通員工感覺到更為沉重的壓力。
第二，員工和管理者很少與人力資源專業(yè)人士聯(lián)系，盡管看上去他們之間交流很方便。事實(shí)上，由于業(yè)務(wù)的外包，可能會(huì)由電話中心的代表來(lái)回答員工的問題，而這些代表甚至不是公司的雇員；員工的信息甚至可能是從語(yǔ)音機(jī)上獲得的，而回答的聲音則是電腦生成的。溝通似乎方便了，但交流的本質(zhì)在一定程度上發(fā)生了變化。
第三，人力資源部門會(huì)比以前更小，同時(shí)人力資源專業(yè)人士可能正在實(shí)施并運(yùn)用新技術(shù)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的交易處理任務(wù)是自動(dòng)的或外包的。比如，組織將不再需要客戶的分?jǐn)?shù)來(lái)記錄信息以及填寫進(jìn)程表。根據(jù)2000年人力資源自我服務(wù)的調(diào)查研究，有自我服務(wù)系統(tǒng)的公司每151個(gè)員工需要一個(gè)人力資源代表，而沒有這個(gè)系統(tǒng)的公司每個(gè)人力資源代表只能服務(wù)99個(gè)員工。
第四，許多公司外包一定的人力資源功能，目的是減少人力資源的成本，提高人力資源技術(shù)，并要求更好的服務(wù)。
第五，基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS可能使員工染上“信息癮”，甚至員工會(huì)濫用網(wǎng)絡(luò)。比如，他們花幾小時(shí)的時(shí)間查網(wǎng)頁(yè)，發(fā)郵件或上網(wǎng)，而員工本可以利用這些時(shí)間做相應(yīng)的增值工作。
關(guān)于HRIS的技術(shù)革命帶著潛在的危險(xiǎn)，基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS的現(xiàn)狀也不是完全樂觀的，這對(duì)人力資源專業(yè)人士也是一種挑戰(zhàn)，人力資源從業(yè)者尤其是這些專業(yè)人士在企業(yè)中應(yīng)扮演什么樣的角色也是一個(gè)值得思考的問題。
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