黨中央、國務(wù)院高度重視信息化工作。黨的十五屆五中全會把信息化提高到了國家戰(zhàn)略角度；十六大以及十六屆五中全會中提出大力推進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)和社會信息化，以信息化帶動工業(yè)化、以工業(yè)化促進(jìn)信息化、走新型工業(yè)化道路等一系列重要戰(zhàn)略部署；在《2006-2020年中國信息化發(fā)展綱要》中提出了“加快制造業(yè)信息化，深度開發(fā)信息資源，完善信息基礎(chǔ)設(shè)施，強(qiáng)化信息安全保障”的任務(wù)。信息化為中國鋼鐵工業(yè)走新型工業(yè)化道路提供了重要機(jī)遇，為我們提供了與國際對接的管理平臺，提供了實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的現(xiàn)實(shí)載體。據(jù)有關(guān)方面調(diào)查，經(jīng)過多年的發(fā)展，近90%的企業(yè)已不同程度地開展了信息化建設(shè)，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡單的數(shù)據(jù)處理發(fā)展到實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源計(jì)劃管理的信息化，將信息技術(shù)應(yīng)用到了研制和生產(chǎn)的全過程，有利地推動了信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改革和提升。
2005年2月，國務(wù)院正式批準(zhǔn)首鋼集團(tuán)（下稱首鋼）搬遷調(diào)整方案。此次搬遷調(diào)整的重點(diǎn)，首先是鋼鐵產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整，由以長材生產(chǎn)為主向以高端板材生產(chǎn)為主轉(zhuǎn)變；其次鋼鐵產(chǎn)業(yè)的地域布局調(diào)整，由集中在北京石景山地區(qū)向北京順義及河北多地域轉(zhuǎn)移。首鋼想要繼續(xù)維持一個世界級生產(chǎn)規(guī)模的大型鋼鐵企業(yè)的地位，就要在與此相適應(yīng)的管理模式上實(shí)現(xiàn)變革：一是對高端鋼鐵產(chǎn)品生產(chǎn)經(jīng)營的管理：二是集團(tuán)對一業(yè)多地多法人公司的管理。這些變化對信息化建設(shè)提出了新的要求。
以信息化帶動工業(yè)化，大力推進(jìn)首鋼信息化建設(shè)和應(yīng)用，走新型工業(yè)化道路，是首鋼發(fā)展的必然。檔案工作作為企業(yè)管理工作的一部分，只有緊隨時代，才能更好地為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是新時期企業(yè)檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，是檔案事業(yè)發(fā)展適應(yīng)時代需要的必然選擇。當(dāng)今時代，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，徹底改變了許多領(lǐng)域的傳統(tǒng)工作模式，檔案工作也由此迎來存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化的時代。面對這種大趨勢，只有緊緊追趕時代潮流，全面革新技術(shù)手段，才能推動檔案工作實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的跨越。首鋼搬遷調(diào)整新建項(xiàng)目代表了當(dāng)今鋼鐵業(yè)的先進(jìn)水平，一大批高端項(xiàng)目建成投產(chǎn)將對今后鋼鐵業(yè)的發(fā)展帶來示范性影響。在這種新形勢下，為適應(yīng)首鋼搬遷調(diào)整、戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型和總部經(jīng)濟(jì)的需要，全面提高檔案信息化水平，為首鋼經(jīng)營管理和生產(chǎn)建設(shè)做好服務(wù)工作，首鋼總公司決定在遷鋼、首秦、冷軋、京唐公司等新鋼鐵基地進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)。在此，把首鋼數(shù)字檔案室建設(shè)過程做一介紹，希望大家批評指正。
一、主動出擊，加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識
為使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作，檔案人員要積極、主動出擊，利用傳統(tǒng)檔案管理的不足之處和當(dāng)前建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)的要求，向企業(yè)管理層宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和緊迫性，只有實(shí)現(xiàn)了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化建設(shè)工作觀念的轉(zhuǎn)變，才能得到領(lǐng)導(dǎo)對我們工作的充分理解和支持，才能使檔案數(shù)字化建設(shè)在資金和硬件設(shè)施等方面獲得保障。首鋼總公司檔案處在提出建設(shè)首鋼數(shù)字檔案室的想法后，首先開展調(diào)查研究工作，印發(fā)了《首鋼電子文件管理調(diào)查表》，掌握了首鋼基層單位檔案部門電子文件、電子檔案管理情況。其次是積極到首鋼京唐、遷鋼、首秦、冷軋公司等首鋼四大鋼鐵基地進(jìn)行宣傳，與四個單位主管檔案工作的書記、經(jīng)理進(jìn)行了座談，宣傳建設(shè)數(shù)字檔案室的意義和緊迫性。四個單位的領(lǐng)導(dǎo)表示：建設(shè)數(shù)字檔案室將會促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理水平的提高，在人力、物力、財(cái)力上將給予大力的支持。
二、制定基本原則，提供建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，開展應(yīng)用培訓(xùn)
（一）確定基本原則、建設(shè)目標(biāo)和主要任務(wù)
為進(jìn)一步做好首鋼數(shù)字檔案室建設(shè)，首鋼總公司以首鋼辦公廳的名義，印發(fā)了《關(guān)于建設(shè)首鋼數(shù)字檔案室的安排》，對建設(shè)數(shù)字檔案室的工作意見、基本原則、建設(shè)目標(biāo)、主要任務(wù)、方法步驟、工作要求進(jìn)行了具體的規(guī)定。
1．基本原則
(1)統(tǒng)籌規(guī)劃原則。數(shù)字檔案室是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動化的重要構(gòu)成。建設(shè)單位要把數(shù)字檔案室建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。
(2)健全完善原則。建設(shè)數(shù)字檔案室不是對原有系統(tǒng)、設(shè)備推倒重來、全面更新，而是在原有基礎(chǔ)上健全完善，提升和擴(kuò)展功能，添置必要的設(shè)備設(shè)施，使其達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。
(3)分步達(dá)標(biāo)原則。建設(shè)單位對檔案的數(shù)字化可分步實(shí)施，兩年內(nèi)主要對機(jī)關(guān)檔案、科技檔案進(jìn)行數(shù)字化，其他門類檔案數(shù)字化由單位適時進(jìn)行。
(4)嚴(yán)格保密原則。數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，要提高檔案信息安全意識，通過建立健全各項(xiàng)措施，加強(qiáng)過程管理，嚴(yán)守“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的規(guī)定，杜絕失密、泄密現(xiàn)象，確保檔案信息、數(shù)據(jù)的安全。
2．建設(shè)目標(biāo)
通過首鋼檔案處制訂規(guī)程、明確標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)支持，建設(shè)單位落實(shí)任務(wù)、自籌費(fèi)用、具體實(shí)施，用2-3年時間建成遷鋼、首秦、冷軋、京唐公司數(shù)字檔案室，同時帶動一批子公司、部分廠礦和單位數(shù)字檔案室的雛形建設(shè)，實(shí)現(xiàn)首鋼檔案數(shù)字化水平三年內(nèi)整體再上新臺階。
3．主要任務(wù)
(1)加快室藏?cái)?shù)字檔案資源建設(shè)步伐。遷鋼、首秦、冷軋、京唐公司等單位要根據(jù)室藏檔案實(shí)際情況，科學(xué)制訂檔案信息資源建設(shè)規(guī)劃，扎實(shí)開展室藏檔案數(shù)字化工作，力爭在201 1年2月份完成室藏各門類檔案的數(shù)字化條目錄入工作，在201 1年底完成室藏全部機(jī)關(guān)檔案和科技檔案的原文數(shù)字化工作。在此基礎(chǔ)上，每年上半年完成新歸檔的室藏檔案數(shù)字化條目錄入和檔案原文數(shù)字化工作，建立檔案資源豐富、利用方便的檔案目錄和原文數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)經(jīng)營管理和生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。
(2)不斷提升子公司綜合檔案室數(shù)字化水平。首建集團(tuán)、首自信公司、機(jī)電公司、中首公司、礦業(yè)公司、首房公司、特鋼公司等單位要根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，按分步達(dá)標(biāo)原則先建立室藏各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，再根據(jù)條件對機(jī)關(guān)檔案和科技檔案實(shí)現(xiàn)原文數(shù)字化。
(3)切實(shí)加強(qiáng)檔案室的軟硬件建設(shè)。建設(shè)單位要根據(jù)實(shí)際情況，在充分利用原有設(shè)備的基礎(chǔ)上，配備新的符合要求的設(shè)施和設(shè)備，購置或自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)軟件，并接入首鋼檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)首鋼檔案館與各分子公司檔案室數(shù)字檔案信息在線移交、查閱及監(jiān)督檢查功能。
（二）制定標(biāo)準(zhǔn)，提出規(guī)范要求
為了保證數(shù)字檔案室的兼容性和規(guī)范性，我們根據(jù)國家、北京市的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定，結(jié)合首鋼實(shí)際情況印發(fā)《首鋼數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程>，提出了建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。
主要內(nèi)容包括：建立健全數(shù)字檔案室管理制度：數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；檔案數(shù)字化建設(shè)：數(shù)據(jù)維護(hù)與安全管理等五個方面。要求各單位采用先進(jìn)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法，建立并逐步完善本單位現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫及原文數(shù)據(jù)庫，采用有效的手段對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，借助各種安全技術(shù)，將檔案信息在本單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上提供利用，達(dá)到服務(wù)經(jīng)營生產(chǎn)的目的。
（三）加強(qiáng)培訓(xùn)工作，進(jìn)一步提高基層檔案人員業(yè)務(wù)水平
人才隊(duì)伍素質(zhì)關(guān)系到數(shù)字檔案室建設(shè)的質(zhì)量甚至成敗，為進(jìn)一步提高基層檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，首鋼檔案處首先組織全體基層檔案參加的專業(yè)培訓(xùn)。由首鋼檔案處計(jì)算機(jī)管理員、檔案專業(yè)指導(dǎo)人員開展《數(shù)字檔案室架構(gòu)與功能》講座、《首鋼數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》講座。其次請檔案管理信息系統(tǒng)專業(yè)公司到首鋼做系統(tǒng)演示，提高檔案人員對檔案信息化工作的認(rèn)識。第三是召開首鋼數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)場會，組織首鋼各子公司辦公室主任、檔案員參加，由首鋼試點(diǎn)單位介紹數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和難點(diǎn)，使各單位相關(guān)人員對數(shù)字檔案室建設(shè)有更加直觀的認(rèn)識。
三、開展試點(diǎn)，樹立典型，以點(diǎn)帶面，逐步推廣
首鋼實(shí)施搬遷調(diào)整以來，鋼鐵主業(yè)由北京一地發(fā)展到北京、河北、山西、貴州、新疆等5個地區(qū)9個地市：各產(chǎn)業(yè)由首鋼全資為主發(fā)展為多元投資為主，體制由首鋼一個法人發(fā)展到上百個法人；管控模式由集中統(tǒng)一管理到“集中整體、分層能級、分類管理”。首鋼的產(chǎn)業(yè)布局、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)等都已經(jīng)發(fā)生了重大變化。各單位檔案工作水平層次不齊，數(shù)字檔案室建設(shè)不適合全面在首鋼鋪開。為此我們決定開展試點(diǎn)、樹立典型，以點(diǎn)帶面，逐步推廣數(shù)字檔案室建設(shè)。在數(shù)字檔案室建設(shè)方法步驟上我們劃定為準(zhǔn)備階段、試點(diǎn)階段、實(shí)施階段、驗(yàn)收階段，目的是使建設(shè)單位準(zhǔn)備充分、方法得當(dāng)、操作科學(xué)。
我們在首鋼首秦公司開展了數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)工作。首鋼首秦公司位于河北省秦皇島市，于2004年6月竣工投產(chǎn)，2007年11月成立綜合檔案室，設(shè)置定員6人，集中統(tǒng)一管理首秦公司機(jī)關(guān)、科技、人事、會計(jì)等全部檔案。首秦公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案現(xiàn)代化管理工作，于2006年就投資10余萬元購置了專業(yè)公司的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了部分檔案信息網(wǎng)上閱覽。首秦公司綜合檔案室現(xiàn)室藏檔案33396卷、13361件，具備建設(shè)了數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)條件。
兩年多來，首秦公司作為試點(diǎn)單位在領(lǐng)導(dǎo)支持、專業(yè)指導(dǎo)、自籌資金、工作人員的積極努力下，數(shù)字檔案室建設(shè)初見成效。
1．領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持是建成數(shù)字檔案室的根本保證
首秦公司領(lǐng)導(dǎo)班子對檔案工作的發(fā)展始終十分關(guān)心，早在首秦公司成立之初領(lǐng)導(dǎo)班子就謀劃解決制約檔案事業(yè)發(fā)展的分散式管理弊病，為此公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定組建綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，徹底解決了制約檔案發(fā)展的瓶頸問題，使公司檔案工作步入快速發(fā)展的健康軌道。
為進(jìn)一步加快公司檔案工作發(fā)展步伐，2009年首秦公司領(lǐng)導(dǎo)班子經(jīng)過研究，投入365萬元資金建設(shè)綜合檔案室新館和購置密集柜、辦公設(shè)施等。201 0年2月綜合檔案室新館落成，4月綜合檔案室整體搬遷工作順利完成。借此次首鋼總公司將首秦公司列為數(shù)字檔案室建設(shè)示范基地之一，首秦公司領(lǐng)導(dǎo)更是給予高度關(guān)注，并且在新館建設(shè)過程中將建設(shè)數(shù)字檔案室列入新館建設(shè)方案，通過新館建設(shè)推動數(shù)字檔案室建設(shè)。同時在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中無論對人員配備、設(shè)備購置，還是資金投入上都給予大力支持，為綜合檔案室配備了0#曬圖機(jī)、o#復(fù)印機(jī)、0#掃描儀、防磁柜等各種專業(yè)的檔案設(shè)施、裝具。投資20萬元，對原有檔案軟件升級和相應(yīng)計(jì)算機(jī)硬件進(jìn)行改造，滿足了系統(tǒng)和硬件升級使用要求；投資40萬元，開展工程圖紙的數(shù)字化掃描工作。公司領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，成為建成數(shù)字檔案室的根本保證。
2．明確思路，抓好規(guī)劃，保證數(shù)字檔案室建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)
建設(shè)數(shù)字檔案室是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，首秦公司在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中始終堅(jiān)持“明確思路、抓好規(guī)劃、穩(wěn)步推進(jìn)”的指導(dǎo)思想，嚴(yán)格按照首鋼總公司《關(guān)于建設(shè)數(shù)字檔案室的安排》計(jì)劃推進(jìn)，精心組織，扎實(shí)工作。
(1)深入各部門進(jìn)行走訪、調(diào)研，征詢各部門領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員、文書人員對建設(shè)數(shù)字檔案室的意見和建議。鋼鐵企業(yè)占地面積大，生產(chǎn)車間距離檔案室較遠(yuǎn)，也在很大程度上限制了檔案價(jià)值的利用和發(fā)揮。數(shù)字檔案室的建設(shè)最終可以使技術(shù)人員在操作崗位就能夠?qū)崿F(xiàn)查詢利用信息的要求。廣大技術(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)、人員非常理解建設(shè)數(shù)字檔案室的目的，紛紛表示對檔案部門開展數(shù)字檔案室給予積極配合和大力支持。為此，檔案部門制定了<首秦公司關(guān)于推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)工作實(shí)施方案>，成立了領(lǐng)導(dǎo)小組，明確各相關(guān)部門的職責(zé)并落實(shí)到人，制定考核要求。
(2)及時開展室藏檔案數(shù)字化條目錄入工作。首秦公司領(lǐng)導(dǎo)專門為檔案部門配備4名外協(xié)工，開展檔案目錄的錄入工作，到目前為止共完成目錄級條目190291條，實(shí)現(xiàn)文件原文掃描共計(jì)90350頁。
(3)開展工程圖紙的審核工作。科技檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，其中圖紙檔案是科技檔案中的重中之重。首秦公司于2004年投產(chǎn)，期間經(jīng)過了多次的設(shè)備檢修、技術(shù)升級，圖紙檔案自然會發(fā)生修改。為了保證掃描圖紙與現(xiàn)場實(shí)際相符，首秦公司檔案部門組織各生產(chǎn)作業(yè)部開展了圖紙審核工作，制定了圖紙審核工作要求和進(jìn)度安排，建立了每周例會制度，確保問題及時反饋、溝通，并下發(fā)會議紀(jì)要，使公司領(lǐng)導(dǎo)、各生產(chǎn)作業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)了解圖紙審核進(jìn)展情況。首秦公司各生產(chǎn)作業(yè)部共有54名專業(yè)人員參加圖紙審核工作，歷經(jīng)4個月時間，共審核設(shè)備、電氣、管道、工藝、給排水、自動化等1 2個專業(yè)圖紙4867套。
(4)開展圖紙掃描工作。首鋼數(shù)字檔案室建設(shè)工作一經(jīng)提出，首鋼總公司領(lǐng)導(dǎo)就十分關(guān)注檔案的安全，要求一定要做好數(shù)字化檔案的保密工作。首秦公司與檔案數(shù)字化單位簽訂相關(guān)協(xié)議，確保檔案數(shù)字化過程的絕對安全。
機(jī)關(guān)檔案和科技檔案中的文字材料由秦皇島當(dāng)?shù)貟呙韫咀詭гO(shè)備到首秦公司現(xiàn)場操作。
圖紙掃描由北京首設(shè)圖文科技公司負(fù)責(zé)。首秦公司設(shè)計(jì)工作是由我公司首鋼設(shè)計(jì)院全面負(fù)責(zé)的，北京首設(shè)圖文科技公司是由首鋼設(shè)計(jì)院檔案處改制而來。北京首設(shè)圖文科技公司保存有首鋼設(shè)計(jì)院的全部底圖，并對外承攬圖紙的曬制、掃描、檔案整理等工作。首秦公司圖紙掃描選擇的是底圖。底圖掃描有掃描清晰、存儲小等特點(diǎn)。一張甲1圖紙，掃描黑白二值，存儲是TIFF格式，底圖掃描大小是154KB、藍(lán)圖掃描大小是708KB。我們選擇北京首設(shè)圖文科技公司承擔(dān)掃描工作，首先首鋼設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)人員可以對首秦公司技術(shù)人員在圖紙審核過程中提出的圖紙變更內(nèi)容進(jìn)行修改或重新繪制出圖；又發(fā)揮該公司掃描優(yōu)勢，又確保首鋼知識產(chǎn)權(quán)不外泄。
通過首秦公司領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、檔案人員的共同努力，首秦公司已初步建成了數(shù)字檔案室，成為首鋼數(shù)字檔案室建設(shè)的先行者，首鋼遷安公司、冷軋公司、京唐公司和其他二級單位如機(jī)電公司、房地產(chǎn)公司先后到首秦公司參觀、取經(jīng)，促進(jìn)了首鋼數(shù)字檔案室建設(shè)的整體發(fā)展。
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本文標(biāo)題：建設(shè)數(shù)字檔案室 適應(yīng)首鋼信息化建設(shè)發(fā)展
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