1 采購及采購成本管理概述

    采購(purchase)是指以購買(buying)的方式，由買方支付對等的代價，向賣方換取物品的行為過程，在買賣的雙方的交易過程中一定會發(fā)生所有權(quán)的轉(zhuǎn)移及占有。現(xiàn)如今，采購活動不僅在區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，而且擴(kuò)展到全球。所謂全球采購是指利用全球的資源，在全世界范圍內(nèi)去尋找供應(yīng)商，尋找質(zhì)量最好，價格合理的產(chǎn)品。

    采購成本指與采購原材料部件相關(guān)的物流費(fèi)用，包括采購訂單費(fèi)用、采購計劃制訂人員的管理費(fèi)用、采購人員管理費(fèi)用等。采購成本管理是對采購行為中所發(fā)生的各種費(fèi)用(包括人力、物力和財力的支出等)進(jìn)行計劃、控制、協(xié)調(diào)等活動總稱。采購一直以來是影響公司成功和盈利能力的關(guān)鍵因素。

    對于任何一個企業(yè)而言，采購工作無疑都是生產(chǎn)的第一步。同時，“采購和銷售是公司唯一能‘掙錢’的部門，其他任何部門發(fā)生的都是管理費(fèi)用。誠然，采購管理作為企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，在企業(yè)運(yùn)營中，成本比重高、資金投入大、管理環(huán)節(jié)多。采購環(huán)節(jié)每降低1％。企業(yè)利潤將增加5—10％。激烈競爭的環(huán)境迫使采購必須在調(diào)整自身角色的同時超越現(xiàn)有的價值水平，必須在加強(qiáng)和規(guī)范采購管理上下足功夫。

2 采購管理中存在的問題

    盡管工商企業(yè)認(rèn)識到物流在企業(yè)發(fā)展中重要地位，紛紛加強(qiáng)對物流運(yùn)作各環(huán)節(jié)的管理，取得了明顯的效果，但在采購物流環(huán)節(jié)方面仍有不足。體現(xiàn)在以下幾個方面：

    2.1 缺乏現(xiàn)代物流采購的理念

    雖然現(xiàn)代物流私底下被認(rèn)可，但“關(guān)系物流”的情況還有相當(dāng)市場。據(jù)有關(guān)方面統(tǒng)計，70％的企業(yè)還擁有自己的車隊(duì)，并承擔(dān)了53％的物流任務(wù)，80％的企業(yè)有自己的倉庫并存放了40％的產(chǎn)品。也有些企業(yè)被關(guān)系網(wǎng)套牢，成了“關(guān)系物流”、“人情物流”，這些成為企業(yè)推行現(xiàn)代物流的障礙，也增加了企業(yè)的成本。“物流外包”要成為現(xiàn)實(shí)還得經(jīng)過超越自我的痛苦過程。為數(shù)不少的企業(yè)和企業(yè)采購人員熱衷于感情投資，暗箱操作，對招標(biāo)投標(biāo)作為競價采購的交易形式、網(wǎng)上電子采購、準(zhǔn)時采購制、供應(yīng)鏈管理環(huán)境下采購等現(xiàn)代物流采購理念充耳不聞，拋之腦后，傳統(tǒng)物流采購運(yùn)作模式加重企業(yè)的負(fù)擔(dān)，束縛企業(yè)的發(fā)展。

    2.2 物流采購總成本意識淡薄，成本核算標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

    相當(dāng)企業(yè)把降低采購物流成本的努力只是停留某一項(xiàng)活動上，而忽視了對采購物流活動流程把握；有的僅從本部門的利益出發(fā)，不是為訂單采購而是為庫存而采購；成本核算上，正如日本早稻田大學(xué)西澤修教授在研究物流成本時指出，現(xiàn)行的財務(wù)會計制度和會計核算方法不適合現(xiàn)代物流的費(fèi)用管理，不能掌握物流費(fèi)用的實(shí)際情況，導(dǎo)致人們對物流費(fèi)用的了解甚少，存在很大的虛假性等。其結(jié)果，一是由于忽視了物流功能要素之間存在著的效益背反關(guān)系，雖然在某一項(xiàng)物流活動上支付的費(fèi)用降低了，但總體物流成本并沒有因此下降，甚至反而出現(xiàn)增加；二是將降低物流成本的努力變成只是利用市場的供求關(guān)系，向物流服務(wù)提供商提出降低某項(xiàng)服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的要求。如果物流服務(wù)供應(yīng)商無法承受、而又可以拒絕的話，降低物流成本的努力便無功而返；三是物流成本考核的課目與指標(biāo)模糊，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，無法有效進(jìn)行采購成本核算，大大增加企業(yè)運(yùn)作的成本。

    2.3 采購人員的綜合素質(zhì)低，采購組織不強(qiáng)大

    在動態(tài)的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物資的采購價格與供應(yīng)數(shù)量經(jīng)常調(diào)整變動�，F(xiàn)在的采購人員常常不能進(jìn)行長期細(xì)致的工作，不能努力提高自己的預(yù)測能力，這很難提高采購水平。很多人來到采購崗位，轉(zhuǎn)眼之間就忘記了采購的基本準(zhǔn)則，違背了精益求精、勤奮努力、踏踏實(shí)實(shí)、嚴(yán)密細(xì)致的職業(yè)道德，這使現(xiàn)實(shí)中采購所要求的周到的準(zhǔn)備、充分的調(diào)查、縝密的計劃性變得難以實(shí)現(xiàn)。采購不是賭博和猜測，正式的訂貨肯定要冒某種風(fēng)險，但它必須有慎重科學(xué)的事先調(diào)查、大量的實(shí)驗(yàn)、分析和測算，并對其有效性和真實(shí)性進(jìn)行確認(rèn)。因此，作為企業(yè)采購工作執(zhí)行主體的采購人員，其采購人員的素質(zhì)高低，會直接影響企業(yè)采購的效率、質(zhì)量和效益。

    2.4 采購績效評估制度不健全

    當(dāng)完成一項(xiàng)工作后，如果不對之進(jìn)行有效的相應(yīng)的評估，就不會找到現(xiàn)在工作的不足，也不會為將來的工作提供借鑒，當(dāng)然采購工作也是一樣。然而，在現(xiàn)實(shí)中，采購績效評價指標(biāo)體系不健全，采購流程績效評價指標(biāo)模糊，缺乏指標(biāo)評價的客觀性和實(shí)際的可操作性，這不利于建立企業(yè)的激勵機(jī)制，也不便采購質(zhì)量的管理，極易導(dǎo)致采購成本的失控。

    2.5 供應(yīng)商很不穩(wěn)定

    當(dāng)物資短缺時，很難找到令人滿意的供應(yīng)商，過高的采購供應(yīng)價格，影響企業(yè)正常生產(chǎn)；當(dāng)物資供過于求時，許多供應(yīng)商蜂擁而至，爭相推銷自己的產(chǎn)品。造成這種局面關(guān)鍵在于企業(yè)在物流采購上失策，沒有加強(qiáng)采購供應(yīng)商管理，沒有建立“采購認(rèn)證”制度，沒有建立供應(yīng)商考評制度，因而缺少穩(wěn)定的、與企業(yè)長期保持密切合作關(guān)系的供應(yīng)商。

3 完善物流采購成本管理的對策

    根據(jù)上述分析，針對企業(yè)采購物流中存在的問題，采取如下對策：

    3.1 轉(zhuǎn)變觀念，確立現(xiàn)代物流采購理念

    始于18世紀(jì)的英國，現(xiàn)在已成為世界上極流行作法一招投標(biāo)采購，它可向投標(biāo)人公開并接受公開監(jiān)督；符合條件人均可平等地競標(biāo)；競爭機(jī)制在招標(biāo)投標(biāo)活動中具體運(yùn)用；受到法律的保護(hù)等，極大地保證采購的行為合理、有效、公開、透明，避免暗箱操作、節(jié)省大量“人際”運(yùn)作成本。誕生于豐田汽車的準(zhǔn)時制的生產(chǎn)方式，已被廣泛地移植到流通領(lǐng)域。JIT采購是嚴(yán)格按訂單指定的時間，將所采購的物料或產(chǎn)品交到客戶指定的地點(diǎn)，它既滿足了客戶需求，同時庫存也沒有任何增加，既避免提前采購占用企業(yè)資金，又防止滯后采購影響企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)程和客戶需求，大大地降低采購運(yùn)作成本。隨著電子商務(wù)發(fā)展出現(xiàn)網(wǎng)上采購、電子采購，借助電子網(wǎng)絡(luò)平臺，將采購的目錄公布，符合條件都可進(jìn)入系統(tǒng)，優(yōu)化采購流程，大大節(jié)省采購成本等等。總之，通過新舊采購模式與方法的比較，讓采購主管和采購人員認(rèn)識到傳統(tǒng)采購觀念在市場經(jīng)濟(jì)條件下沒有發(fā)展空間，從而自覺地確立現(xiàn)代采購理念。

    3.2 增強(qiáng)物流采購總成本的意識，加強(qiáng)采購成本核算

    采購成本的高低對物流成本的高低有重要的影響，降低物流采購成本給企業(yè)、行業(yè)和社會帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益。為此，總部采購部門應(yīng)該想方設(shè)法降低商品采購過程中的各項(xiàng)費(fèi)用支出，增強(qiáng)采購總成本意識。與采購相關(guān)的各部門加強(qiáng)協(xié)作，采購組織之間要實(shí)行信息共享，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，因地制宜地采取集中化采購(規(guī)模采購)、分散化采購和混合采購模式和國際化和本土化相結(jié)合的采購策略；優(yōu)化采購流程，加強(qiáng)采購活動事前、事中和事后的控制；采購人員講究職業(yè)道德，樹立供應(yīng)鏈管理思想，在執(zhí)行采購中最大限度的節(jié)約成本，不僅要考慮到價格因素，還要了解供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)的操作，明確采購在各個環(huán)節(jié)中的不同特點(diǎn)、作用及意義等。

    加強(qiáng)對物流采購成本的核算和控制。物流采購成本核算的基礎(chǔ)是物流采購成本的計算，物流采購成本計算的難點(diǎn)在于缺乏充分反映物流采購成本的數(shù)據(jù)，物流采購成本數(shù)據(jù)很難從財務(wù)會計的數(shù)據(jù)中剝離出來。因此，要準(zhǔn)確計算物流采購成本，首先要做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。現(xiàn)在，解決這個問題的途徑是采用近年來日益受到重視的物流作業(yè)成本法(物流ABC-Activity-Based Costing)。ABC這在美國施樂公司和惠普公司早已盛行多年�？梢詫㈤g接成本依照在某一產(chǎn)品上所支持花費(fèi)的時間很正確地作一配置，有別于傳統(tǒng)會計作業(yè)將間接成本平均分?jǐn)偟淖龇�。它可以讓管理層清楚地了解間接成本分配狀況，并易于分析成本分配是否合理�？墒�，分析的過度細(xì)致也可能導(dǎo)致多頭馬車，越想全面控制越抓不到重點(diǎn)。因此，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行一些分析，找出關(guān)鍵成本所在是絕對必要的。

    3.3 建立和完善采購制度

    采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購制度和程式，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。為此，做好采購成本控制的基礎(chǔ)工作：①建立嚴(yán)格的采購制度。嚴(yán)格的采購制度能規(guī)范企業(yè)的采購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預(yù)防采購人員的不良行為。采購制度應(yīng)規(guī)定物料采購的申請、授權(quán)人的批準(zhǔn)許可權(quán)、物料采購的流程、相關(guān)部門(特別是財務(wù)部門)的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。②建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。對企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專人管理。同時要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。③建立價格檔案和價格評價體系。企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應(yīng)首先與歸檔的材料價格進(jìn)行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細(xì)的說明。對于重點(diǎn)材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關(guān)部門組成價格評價組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價格資訊，來分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進(jìn)行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進(jìn)行一次。④建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購價格，對采購人員根據(jù)工作業(yè)績進(jìn)行獎懲。財務(wù)部對所重點(diǎn)監(jiān)控的材料應(yīng)根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。標(biāo)準(zhǔn)采購價格亦可與價格評價體系結(jié)合起來進(jìn)行，并提出獎懲措施，對完成降低公司采購成本任務(wù)的采購人員進(jìn)行獎勵，對沒有完成采購成本下降任務(wù)的采購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。⑤加強(qiáng)采購數(shù)量的控制。管理不善的采購作業(yè)所導(dǎo)致的生產(chǎn)缺料或物料過剩會造成企業(yè)的損失。因此企業(yè)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)狀況按計劃用量和庫存量的變化來控制采購量，科學(xué)地制定合理采購間隔時間和采購量。⑥嚴(yán)格控制采購價格�？梢杂迷�材料價格=產(chǎn)品售價－目標(biāo)利潤－(生產(chǎn)階段加工成本＋各項(xiàng)負(fù)擔(dān)費(fèi)用)這一公式控制采購價格。采購時要比質(zhì)比價，即同等材料比價格、同等價格比質(zhì)量、同等質(zhì)量比服務(wù)，考慮質(zhì)量、價格、服務(wù)、交貨期、付款條件等綜合因素，做到至少貨比三家，綜合分析。采購員經(jīng)過貨比三家后，將購貨名稱、價格、數(shù)量及其他條件填入“定貨單”，一份送供應(yīng)單位按時送貨，一份留存?zhèn)洳椤?/p>

4 實(shí)行供應(yīng)鏈采購協(xié)同，用戰(zhàn)略成本管理來指導(dǎo)采購成本控制

    在今天，“企業(yè)競爭由單個企業(yè)間競爭轉(zhuǎn)變到供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間競爭”。作為供應(yīng)鏈流程一個環(huán)節(jié)的采購，對采購成本的管理也應(yīng)從供應(yīng)鏈成本的管理出發(fā)。采購的原則就是一切從供應(yīng)鏈的成本角度出發(fā)，處理好與供應(yīng)商的關(guān)系。供應(yīng)商的成本也是總成本的一部分，不論這一運(yùn)輸費(fèi)用誰來出，總是客觀存在、并會打進(jìn)總成本的。因此，要求本地化的采購比例要越來越多，只有這樣供應(yīng)商和采購商的整體競爭力才能得到加強(qiáng)。采購商要從長遠(yuǎn)出發(fā)，多考慮整個供應(yīng)鏈的成本。讓供應(yīng)商賺到足夠的利潤，才會有長遠(yuǎn)的合作關(guān)系。

    在以前，采購管理只是過多強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位。在估計供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價格上有利的談判，并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進(jìn)行這種談判，要始終爭取“雙贏”的局面。同時，對競爭對手進(jìn)行分析，目的是要明確我方與競爭對手相比的成本態(tài)勢如何。我們的優(yōu)勢在哪里，對手的優(yōu)勢在哪里，優(yōu)勢和劣勢的根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰(zhàn)略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、技術(shù)、管理等一系列原因。然后從消除劣勢，保持優(yōu)勢入手，制定在競爭中戰(zhàn)勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機(jī)。

    隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和國際貿(mào)易的日漸頻繁，我國企業(yè)的采購方式也在迅速向多元化方向發(fā)展，目前最明顯的趨勢就是全球化采購與本土化采購相結(jié)合。采購管理者除了全面負(fù)責(zé)公司采購部門的日常管理與運(yùn)作外，對采購的管理也從商品擴(kuò)大到外部資源及供應(yīng)商的管理范圍，要針對供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)的采購工作予以合理的實(shí)施。

5 建立和健全采購人員培訓(xùn)制度，提高采購人員的素質(zhì)

    先進(jìn)采購理念的確立、采購意識的培養(yǎng)和采購制度的建立，關(guān)鍵在于采購人員實(shí)施。要降低采購成本，關(guān)鍵是要加強(qiáng)對采購人員的管理。提高采購人員的綜合素質(zhì)，設(shè)置科學(xué)合理的崗位，使人盡其才，以保證采購任務(wù)的完成。①培養(yǎng)良好道德素養(yǎng)。眾所周知，腐敗大多出現(xiàn)在采購與銷售環(huán)節(jié)，幾乎所有在大企業(yè)里做營銷和采購的人都對拿回扣的行為見怪不怪。商業(yè)界時不時上演經(jīng)理人因個人職業(yè)發(fā)展而離職的現(xiàn)象，采購部門走馬燈似的換將，美國國會頒布的《反海外腐敗法》也沒法保證美國企業(yè)的中國業(yè)務(wù)部門獨(dú)善其身。為此，一些公司甚至還列出了一些土規(guī)矩，比如把業(yè)務(wù)人員薪酬收入的百分之多少當(dāng)作職業(yè)道德保證金暫扣，無違規(guī)行為年終統(tǒng)一發(fā)放。由此可見，職業(yè)道德已成為企業(yè)考核員工的主要標(biāo)準(zhǔn)。②供應(yīng)鏈全局觀和國際視野。采購人員要認(rèn)識到采購僅供應(yīng)鏈流程中一個環(huán)節(jié)，應(yīng)樹立供應(yīng)鏈思想；現(xiàn)在的采購已經(jīng)是多元化，跨國家、跨地區(qū)的采購，因此采購人員要有很好的外語溝通技巧，隨時關(guān)注供應(yīng)鏈領(lǐng)域所發(fā)生的事件如原材料價格波動、氣候波動等，對與影響因素有敏銳的感覺，能夠及時的做好預(yù)警及防范措施。并且還要了解國際上的最新技術(shù)及產(chǎn)品。從人才市場的走勢分析，我們也可以看出，目前最缺的是具有國際視野的管理人才，世界500強(qiáng)在我國投資的企業(yè)大多列出了這類需求。③學(xué)習(xí)能力。加強(qiáng)采購成本管理。

    就是加強(qiáng)對采購過程控制，實(shí)際上就是對企業(yè)供應(yīng)環(huán)節(jié)員工行為與物流的控制，其目的是保證生產(chǎn)原料的質(zhì)量、數(shù)量和時效，降低采購成本。因此，采購人員要不斷地學(xué)習(xí)和積累采購的技巧，提升自己的采購能力與水平。比如：采購人員必須具備成本意識、精打細(xì)算的價值分析能力；要具備成本效益觀念，要買價廉物美的物品，隨時將投入與產(chǎn)出加以比較；采購人員應(yīng)具備預(yù)測能力，根據(jù)物品原材料價格的漲跌及其幅度。判斷采購成本受影響的幅度，從而對物品將來的供應(yīng)趨勢做出合理的預(yù)測；采購人員還應(yīng)有很好的表達(dá)能力、良好的人際關(guān)系等溝通能力和專業(yè)知識等。

6 結(jié)論

    采購活動對于企業(yè)來說是一項(xiàng)很重要的行為和活動，采購過程中的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，都會影響到采購預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。為了更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的采購目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)該規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程和采購人員行為，實(shí)行采購績效評估制度，與供應(yīng)商保持長期供需雙贏的伙伴關(guān)系，加強(qiáng)采購成本的科學(xué)管理，全面改善和大力提升企業(yè)物流采購供應(yīng)鏈管理水平，以降低采購成本。

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本文標(biāo)題：解析采購成本管理的問題及對策

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