一個項目從形成到結束,一般可以分為銷售和管理兩大階段。銷售階段任務一般包括:項目詢價、投標準備、項目投標、談判并獲得項目;項目管理一般是指項目從銷售移交到項目經(jīng)理后項目實施執(zhí)行直到項目擔保期結束的管理工作。從宏觀角度講,項目管理即是對風險的管理。
大型紙機電氣傳動系統(tǒng)具有較高的復雜性,需要具有豐富項目管理經(jīng)驗的項目經(jīng)理從傳動方案的制定開始介入到項日中,參與系統(tǒng)方案設計和制定。因此大型紙機電氣傳動系統(tǒng)的項目管理涵蓋了項目方案的制定,從合同簽訂到項目從銷售正式移交到項目經(jīng)理,項目內容細節(jié)的澄清、項目詳細計劃的制定、項目團隊的建立、工作結構分解、項日時間表制定、風險管理、硬件軟件的初步設計及其采購計劃的制定、硬件軟件的詳細設計計劃、采購過程的跟蹤和監(jiān)控,運輸過程的監(jiān)控,用戶報關、清關文件的準備和提交,安裝指導文件的準備和提交,系統(tǒng)在工廠組裝、測試,系統(tǒng)的交付,系統(tǒng)在用戶現(xiàn)場的指導安裝、調試,項目最終文件的準備和交付,用戶對系統(tǒng)的驗收,系統(tǒng)擔保期結束,整個項目的全過程如圖1所示。
圖1 項目管理全過程示意圖
1 項目從銷售移交到項目經(jīng)理
該階段足項目管理的開始階段,項目經(jīng)理認真整理項目相關的文件,包括用戶提供的詢價資料,機械供應商提供的必要資料,紙機電氣傳動系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表、單線圖、供貨范圍、服務內容、合同文本等有關項目的簽字資料,以及項日有關用戶信息,包括用戶項目負責人、技術負責人、相關系統(tǒng)的接口人等有助于該項目管理執(zhí)行的有價值信息。
項目經(jīng)理接收項目,與相關領導進行項目整體分析后,確定項目執(zhí)行的目標。項目分析包括系統(tǒng)風險分析、系統(tǒng)價格分析等。
風險管理是項日管理中的核心內容,首先要對項目中的風險因素進行全方位的分析。技術方面、商務方面、外部環(huán)境、用戶財務方面等劃分風險類型、風險發(fā)生的概率、風險發(fā)生后果及損失大小,采取積極性預防性防范措施的費用、降低風險發(fā)生的概率等,綜合分析后制定切實可行的解決方案。
系統(tǒng)價格分析就是蕈化其組成部分的價格是否準確,是否有漏算、少算等偏差或錯誤。從而確定項目執(zhí)行目標,簽訂項日管理目標責任書。
2 項目細節(jié)澄清、項目管理詳細計劃的制定
項目細節(jié)的澄清主要是技術細節(jié)的確認,在設計聯(lián)絡會上,由用戶最終確定電氣傳動系統(tǒng)數(shù)據(jù)表以及電機端子盒的位置(左、右)、電機電纜進線方向、是否是皮帶傳動、電機安裝方式等。
項目管理詳細計劃的制定包括項目團隊的建立、人力資源的分配、工作分解結構、項目時間進度表制定。項目團隊的建立是,根據(jù)項日復雜程度制定相應的項目管理組織構架,明確各自的工作職責。圖2顯示了紙機電氣傳動系統(tǒng)項目管理框架。項目經(jīng)理負責協(xié)調項目團隊人力資源的調配,明確項目組成員的具體職責、任務、時間節(jié)點。
圖2 紙機電氣傳動系統(tǒng)項目管理結構框架圖
項目團隊人員角色可能是交叉的,一個人可能是幾個項日的角色成員,同一個人可在同一項目中擔當不同角色,但“四眼”原則是項目管理中的最基本原則。
項目經(jīng)理負責把復雜的紙機電氣傳動控制系統(tǒng)分解為若干可以操作和控制的基本單元進行管理和控制,即工作分解結構。因為西門子公司的項目管理是流程化、標準化的,每一項目都按照項目管理的程序和規(guī)范進行操作和執(zhí)行,降低項目管理的風險,保證項目正常和規(guī)范的進行,達到項目預期執(zhí)行目標,而且用戶滿意。
表1為紙機電氣傳動系統(tǒng)項目時間進度表。項目時間進度表是項目管理中時間順序和考量的重要指標,一個成功項目從開始到結束是有明確的時間點需要考量的。項目時間進度表是根據(jù)用戶對項目實施時間要求以及根據(jù)項目的硬件、軟件設計、采購、制造、運輸、組裝、調試等因素及系統(tǒng)工作結構分解進行倒排時間得出的項日時間進度表,項目經(jīng)理將嚴格按照這個時間進度表進行項目的管理和執(zhí)行。在項目執(zhí)行過程中,如關鍵路徑上的時問發(fā)生延遲、超時,項目經(jīng)理需要及時調整相關過程的時間進度,確保項目嚴格按照項目開始制定的時間進度表執(zhí)行。如果由于用戶的原因,需要調整項目進度時間,項目經(jīng)理需要根據(jù)用戶的書面要求,結合項目實際進度狀況,適時做出合理的調整。為確保項日按計劃順利實施,在制定項目時間進度表時,對于一些關鍵流程的時間控制上要考慮一定的余量。
3 紙機電氣傳動控制系統(tǒng)的硬件設計、軟件設計及采購、跟蹤
指派專業(yè)的硬件設計工程師和軟件設計工程師進行紙機電氣傳動系統(tǒng)的硬件、軟件設計。采用西門子公司的電機、功率轉換器件、中央控制器、低壓元器件及工程軟件組成的紙機電氣傳動控制系統(tǒng)具有很高的效率,將大大減少項目能源消耗及二氧化碳的排放量。使用標準化的硬件設計原則和規(guī)范,保證傳動系統(tǒng)的設計一致性高,可讀性強,硬件的選型特別是配套的電壓電器元件統(tǒng)一性高,既提高硬件設計工程師的工作效率,降低出差錯風險,又降低用戶使用的復雜性,且提升了采購經(jīng)理的工作效率。
表1 紙機電氣傳動系統(tǒng)項目時間進度表
統(tǒng)一硬件設計是紙機電氣傳動控制系統(tǒng)正常工作的基礎,標準的軟件設計是紙機電氣傳動控制系統(tǒng)穩(wěn)定可靠的保證;诠仓绷髂妇的多傳動全數(shù)字控制系統(tǒng)是大型紙機傳動系統(tǒng)的基本結構。交流電機采用西門子高效節(jié)能的變頻電機,控制器采用全球統(tǒng)一的工業(yè)級AS400自動化控制站,功率轉換器件采用基于最新一代的IGBT的SINAMICS功率轉換器件,采用現(xiàn)代矢量控制技術的傳動控制系統(tǒng),集成化的系統(tǒng)結構,具有高可靠性和穩(wěn)定性,控制軟件采用功能強大、通用強、通訊協(xié)議開放PCS7軟件,操作方面、人機界面友好,擴展性強,系統(tǒng)的遠程診斷功能可使診斷、維修方便、快捷。
根據(jù)項目時間進度表,采購經(jīng)理進行紙機電氣傳動系統(tǒng)電機、逆變器、整流單元、自動化控制站、現(xiàn)場操作屏、工程師站/操作員站等硬件以及Profibus,Ethernet網(wǎng)絡設備,PCS7,WinCC flexible工程軟件等的分批采購,并對采購過程進行實時跟蹤,發(fā)現(xiàn)有差異發(fā)生,及時進行調整和更新。
4 系統(tǒng)工廠組裝、測試
進口系統(tǒng)元件報關、清關完畢后運至西門子公司組裝工廠,嚴格按照西門子公司傳動系統(tǒng)安裝規(guī)范和要求,進行傳動系統(tǒng)組裝,每一過程都有熟練的技工人員組裝和專業(yè)的傳動工程師進行檢查,組裝完畢后,由專業(yè)系統(tǒng)工程師進行系統(tǒng)的測試工作,包括系統(tǒng)上電、功率單元的參數(shù)設置,通訊網(wǎng)絡的測試、聯(lián)鎖測試、輔助回路的測試等。
所有系統(tǒng)組裝、測試報告將匯集成紙質文件和軟件進行存檔,為日后現(xiàn)場安裝、調試提供第一手資料。
5 系統(tǒng)現(xiàn)場指導安裝、調試、驗收
為保證紙機電氣傳動控制系統(tǒng)穩(wěn)定、可靠地運行,項目經(jīng)理將指派專業(yè)的現(xiàn)場經(jīng)理負責兩門子公司紙機電氣傳動控制系統(tǒng)的現(xiàn)場指導安裝和調試工作。指導安裝工作包括檢查系統(tǒng)接地狀況,系統(tǒng)布線結構,通風散熱系統(tǒng)等工作。在具備系統(tǒng)調試條件后,進行系統(tǒng)的上電、功能測試、傳動系統(tǒng)參數(shù)的整定以保證按生產(chǎn)工藝的要求生產(chǎn)出合格紙張的系統(tǒng)優(yōu)化。按調試時間順序,調試工作分為3個階段,即電氣系統(tǒng)試運行、帶機械試運行、生產(chǎn)試運行。調試工作將根據(jù)現(xiàn)場實際狀況,積極配合機械供應商和用戶調整調試進程,爭取以最短的時間將系統(tǒng)調試完畢,達到正常生產(chǎn)的需要,即表示系統(tǒng)驗收工作的完成。
6 里程碑和質量控制點
里程碑是項目管理過程中項目執(zhí)行從一個階段轉換到下一階段的葦要工作考量點,里程碑需要有階段性的結果考量,但如果該里程碑的事件沒有完全結束,項目也可以從上一階段轉移到下一階段,繼續(xù)執(zhí)行尚未完成的工作,即項目操作交叉進行。
質量控制點是特殊的里程碑,它決定該項目在該階段工作任務是否完成,是否可以進行到下一階段。如該階段質量控制點達到項目管理所有要求,則項目繼續(xù)進行,否則項目需要在該階段內繼續(xù)進行處理,直至達到該質量控制點的要求后,項目進入到下一階段。
項目投標決定、項目細節(jié)的澄清、安裝調試階段、項目結束是項目中4個關鍵的質量控制點,是確保項目順利進行和實施的關鍵,是項目銷售和項目管理階段必須進行控制的核心內容。
質量經(jīng)理負責項目技術方面的質量問題,商務經(jīng)理負責項目商務相關的工作,共同支持項目經(jīng)理對整個項目的管理。
項目的文件歸檔和項目結束后的分析也是項目管理重要的工作。項目文件資料的準備、管理,包括項目移交文件的歸檔整理,項目開工會的內容記錄,項目設計聯(lián)絡會的內容記錄,里程碑和質量控制點文件的歸檔,硬件設備采購制定單、跟蹤記錄文件,硬件設計文件的整理,軟件的歸檔,工程組裝和測試報告的歸檔,指導、安裝、調試、驗收文件的歸檔、最終系統(tǒng)的完整技術資料等。
項目執(zhí)行完畢后,進行項目管理得失的分析和總結,為以后項目管理工作提供更科學、更準確的解決方案,增強項目的競爭力。
7 結語
項目管理標準化和流程化,不簡單依靠項目經(jīng)理的個人經(jīng)驗來管理項目,而是從項目的技術方面、商務方面、財務方面、人力資源方面等全方位的標準化流程進行管理和控制,并在項目進程階段的關鍵點上規(guī)定項目管理的里程碑和質量控制點,從而減少項目風險,使項目管理一直在可控制的流程下進行。穩(wěn)定提高項目管理的質量和水平,確保項目沿著項目管理確定的計劃進行,達到項目管理所確立的目標,讓用戶滿意。
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