伴隨信息技術和網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展,產(chǎn)生了大量的電子文檔,如何對其進行規(guī)范化管理,是廣大檔案工作者面臨的新課題和新任務。
一、電子文檔與電子文檔管理的現(xiàn)狀
電子文檔是指人們在社會活動中形成的,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料,包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文檔形式多樣、容量大、體積小,不僅有便于信息共享和易于復制的優(yōu)點,而且可以通過計算機網(wǎng)絡進行遠距離傳輸。與紙質(zhì)文件相比,電子文檔有著許多新的特點,主要包括信息的非人工識讀性、對計算機系統(tǒng)的依賴性、信息與特定載體的可分離性、信息存儲的高密度洼、信息的易變性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。
近年來,電子文檔呈幾何倍數(shù)增長,各種信息資源數(shù)量劇增。由于檔案信息化建設步伐滯后,加之電子文檔存在內(nèi)容的易修改性、對外部環(huán)境和硬件條件的高度依賴性等自身局限,以及對電子文檔管理缺乏規(guī)范性,主要是沒有明確的歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時問等,致使當前電子文檔管理面臨的問題日益突出。其管理比較混亂,給電子文檔的保存和查找?guī)硪欢ɡщy,也增加了電子文檔規(guī)范化管理的緊迫性和復雜性。當務之急是,妥善解決電子文檔保存的真實性問題、電子文檔管理的規(guī)范性問題、電子文檔管理的安全性問題和電子文檔利用的開放性問題。
二、電子文檔管理的新特點與新趨向
在辦公自動化條件下,電子文檔管理表現(xiàn)出一些新的特點和趨向,歸結起來,主要有6個方面。一是文檔管理自動化。電子文檔管理主要是通過計算機與網(wǎng)絡技術以及各種辦公系統(tǒng)軟件來完成,通過網(wǎng)絡辦公平臺系統(tǒng),實現(xiàn)文檔管理流轉全程的自動化,包括文件內(nèi)容電子化,文件的起草、審核、簽發(fā)、成文、立卷歸檔、利用等流轉程序的自動化。二是文檔存儲數(shù)碼化。電子文檔是借助計算機和網(wǎng)絡技術,按照一定格式,將文字、圖形等信息轉換為數(shù)碼或符號,并通過相應的軟硬件技術來識別、傳輸和利用。電子文檔存儲的數(shù)碼化,可以節(jié)省大量的存儲空間和資源,也可以存儲更多的信息和資料。三是文檔傳輸網(wǎng)絡化。
通過計算機與網(wǎng)絡技術,將電子文檔內(nèi)容存放于網(wǎng)絡辦公平臺專門設置的區(qū)域中,就可以實現(xiàn)文檔傳輸?shù)木W(wǎng)絡化。這樣,不僅使文檔傳輸變得更加便捷,也有利于統(tǒng)籌規(guī)劃文書和檔案工作,從而實現(xiàn)科學管理和應用電子文檔的目的。四是文檔形成公開化。檔案管理人員可以利用網(wǎng)絡技術充分發(fā)揮自身優(yōu)勢來監(jiān)控文件處理的整個流程,從而實現(xiàn)電子文檔全流程的公開化。比如,憑借網(wǎng)絡辦公平臺系統(tǒng),檔案管理人員可以隨時鑒別和歸類系統(tǒng)中已經(jīng)辦理完畢的文件數(shù)據(jù),方便各部門整理和立卷歸檔的同時,也有利于通過網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)跟蹤和指導各部門的立卷歸檔工作,切實提高案卷處理效率和質(zhì)量。五是文檔處理一體化。在辦公自動化條件下,檔案管理人員可以通過對系統(tǒng)前端控制的設置,將文件運行的全程置于網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)的監(jiān)控之下,有效銜接電子文件與電子檔案,從而實現(xiàn)電子文檔處理的~體化。這樣,不僅有利于文書工作和檔案工作的無縫對接,也有利于監(jiān)管文書工作和檔案工作的全過程。六是文檔利用在線化。電子文檔是依靠網(wǎng)絡技術完成的,其具有共享性、多用性和交互性等優(yōu)勢。用戶可以不受時間、空間等限制,在權限范圍內(nèi)實現(xiàn)對文檔的在線自動檢索和利用,還可以實現(xiàn)網(wǎng)絡辦公平臺系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的互連。為用戶提供系統(tǒng)翔實的信息資料,從而最大限度地實現(xiàn)了資源共享,提高了電子文檔的利用質(zhì)量與效率。
三、提高電子文檔規(guī)范化管理的建議
電子文檔規(guī)范化管理是一項系統(tǒng)工程,必須加快制定統(tǒng)一標準和確立規(guī)范化的歸檔程序,實現(xiàn)電子文件的運作和管理與檔案管理的同步化,完善技術,加強管理的同時,要進一步健全制度,落實責任。
一是制定管理標準。與紙質(zhì)文檔相比,電子文檔的記錄格式、載體形式等都有著明顯區(qū)別,其在處理方法、管理內(nèi)容上也相差甚遠。此處可以參照紙質(zhì)文檔管理的一些成形做法,但切忌照抄照搬,必須根據(jù)電子文檔的特殊性來制定相應的管理標準。這些管理標準主要涉及電子文檔的登記、命名、歸檔鑒定、收集、防護、安全及專利維護等各個環(huán)節(jié)。比如,在電子文檔的形成、積累、歸檔和保管過程中,應及時登記設備環(huán)境和相關數(shù)據(jù),以保證電子文檔的歸檔質(zhì)量;對已歸檔的電子文檔,必須制定嚴格的管理制度,采取有效的技術措施,以確保信息的原始性、真實性和完整性;實現(xiàn)生成電子文檔與專用軟件的一同歸檔,等等。
二是確定歸檔方式。電子文檔的歸檔方式主要有兩種,即邏輯歸檔和物理歸檔。所謂邏輯歸檔,是指通過計算機網(wǎng)絡,將電子文檔的物理地址存放在由檔案部門控制的服務器中,電子文檔可以隨時提供給相關部門有效利用和處理。這種方法適用于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡環(huán)境和嚴密安全管理措施的單位。所謂物理歸檔,是指經(jīng)過計算機處理的電子文檔被拷貝或刻錄到其他載體上,而檔案部門移交實行脫機保管的過程。這種方法便于電子文檔的長期保存。
三是明確歸檔內(nèi)容。這主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔數(shù)量、歸檔要求和歸檔方法等5個方面。
(1)歸檔范圍。電子文檔的歸檔范圍主要包括文字材料、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件等,這是確保電子文檔質(zhì)量的關鍵因素。
(2)歸檔時間。一般電子文檔的歸檔時間分為年度歸檔和階段歸檔兩種。由于涉及到電子文檔的技術環(huán)境條件以及存儲介質(zhì)的質(zhì)量和壽命等技術問題,歸檔時間以不超過爭.3個月為最佳。
(3)歸檔數(shù)量。為了提高電子文檔歸檔的安全性和可靠性,一般拷貝兩套,保存一套,借閱~套。即使是進行網(wǎng)絡發(fā)布的電子文檔,也要保存一套,有必要時應當保存兩套,其中一套異地保存。
(4)歸檔要求。嚴格遵從歸檔各階段的相關規(guī)定,準確說明配套的軟硬件環(huán)境。
(5)歸檔方法。將最終版本的電子文檔以直接或間接(采用數(shù)據(jù)壓縮工具進行壓縮歸檔,然后存儲刻錄)的方式存入磁、光載體介質(zhì)上。對已歸檔的電子文檔,要盡可能采用通用標準;歸檔后,要對歸檔內(nèi)容進行嚴格的一致性測試。
四是實現(xiàn)同步歸檔。現(xiàn)階段,印章和簽署仍是文件生效的主要標志,因此,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。由于電子文檔具有不穩(wěn)定性和易修改性等缺點。有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保信息數(shù)據(jù)的安全性。目前,一般對電子文件、紙質(zhì)文件轉化為檔案采取“雙軌制”方式,即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔,形成內(nèi)容相同的兩套檔案。但歸檔時,分別使用不同的編目方法和存儲裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄備注項中,明確注明相應的電子文件的編碼及存址;同時,在電子文件歸檔目錄備注項中,詳細注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址,以便利用時參照互補。
五是提高檔案管理人員素質(zhì)。為了適應信息技術和檔案事業(yè)的飛速發(fā)展,檔案管理人員必須采取切實措施,努力提高自身素質(zhì)。要克服傳統(tǒng)觀念,致力于抓好自身知識的更新、引進和消化工作,努力掌握計算機技術、信息管理技術和網(wǎng)絡技術等基本技術技能,改善知識結構,拓寬工作視野,樹立規(guī)范管理意識。另一方面,單位主管必須高度重視對現(xiàn)有檔案管理人員電子檔案知識與計算機技能的培訓。
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