標(biāo)準(zhǔn)化管理是針對企業(yè)管理中的每個(gè)環(huán)節(jié)、部門和崗位,以人本為核心,制定詳細(xì)的、科學(xué)化、量化的標(biāo)準(zhǔn),按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)增強(qiáng)自身素質(zhì),提高效率和效益的科學(xué)的管理方法,麥當(dāng)勞、海爾等企業(yè)就是標(biāo)準(zhǔn)化管理的突出代表。
在采購工作中要運(yùn)用項(xiàng)目管理的結(jié)構(gòu)化過程管理方法,將采購中需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理要求、工作要求加以明確和固化,形成科學(xué)合理、標(biāo)準(zhǔn)化的采購制度和采購程序。推行標(biāo)準(zhǔn)化采購是為實(shí)現(xiàn)如下目的:不論何種采購項(xiàng)目,都能達(dá)到所采購的產(chǎn)品性能質(zhì)量符合需求,性價(jià)比最優(yōu),同時(shí)采購管理成本較低。標(biāo)準(zhǔn)化采購對提升企業(yè)核心競爭力,解決企業(yè)尤其是大企業(yè)和政府采購中的現(xiàn)實(shí)問題具有重要意義。下面以大慶油田引進(jìn)工作管理為例,討論企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化采購。
1 標(biāo)準(zhǔn)化采購的做法
(1)責(zé)任管理標(biāo)準(zhǔn)化。明確采購管理各參與人的職責(zé),決策、管理、執(zhí)行三個(gè)層面各司其職、各負(fù)其責(zé),實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制和責(zé)任終身追究制。
(2)采購項(xiàng)目過程管理標(biāo)準(zhǔn)化。大慶油田引進(jìn)工作借鑒項(xiàng)目管理中工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)方法,將引進(jìn)項(xiàng)目整個(gè)生命周期劃分為成立項(xiàng)目組、項(xiàng)目交流、確定采購方式、選商、授予合同、合同審核審批和項(xiàng)目結(jié)束總結(jié)等7個(gè)階段,研究制定引進(jìn)項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)模板。明確每個(gè)階段啟動(dòng)條件(輸入)和結(jié)束標(biāo)志(輸出),將各階段的輸入輸出標(biāo)準(zhǔn)化。形成了無論由誰來負(fù)責(zé)項(xiàng)目執(zhí)行,無論由誰負(fù)責(zé)項(xiàng)目審批,都必須按統(tǒng)一的工作程序,完成相同的工作內(nèi)容,并按相同的標(biāo)準(zhǔn)完成這些工作。
(3)采購項(xiàng)目進(jìn)度管理(即時(shí)間管理)標(biāo)準(zhǔn)化。在采購項(xiàng)目過程管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上,繼續(xù)應(yīng)用工作分解結(jié)構(gòu)方法,將采購項(xiàng)目進(jìn)一步分解為若干項(xiàng)活動(dòng),詳細(xì)對各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行定義、排序和歷時(shí)估算,并將各項(xiàng)活動(dòng)的輸入、輸出和工具、方法標(biāo)準(zhǔn)化。利用項(xiàng)目管理軟件,、研究編制采購項(xiàng)目進(jìn)度甘特圖模板,使采購項(xiàng)目各項(xiàng)活動(dòng)的邏輯關(guān)系、起訖、歷時(shí)和項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑更加明晰,便于項(xiàng)目組利用模板迅速制訂合理的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,方便項(xiàng)目干系人之間有效溝通,使采購工作開展更加有序,提高采購效率。
(4)通過采購方式標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)采購項(xiàng)目成本管理標(biāo)準(zhǔn)化。采購方式分為招標(biāo)和談判兩種。招標(biāo)分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo),談判分為競爭性談判和單一來源采購。商務(wù)部監(jiān)管的國際招標(biāo)是國內(nèi)目前與世行、亞行招標(biāo)最類似的招標(biāo)采購方法。這種招標(biāo)不同于其他形式的招標(biāo),是無標(biāo)底的,最低評標(biāo)價(jià)中標(biāo),包括招標(biāo)人在內(nèi)的任何人、任何單位不得無故變更中標(biāo)結(jié)果。國際公開招標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)評標(biāo)專家、招標(biāo)機(jī)構(gòu)、招標(biāo)人和投標(biāo)人之間的制衡。
(5)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化。合同法律管理是保證公司規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、穩(wěn)健經(jīng)營,實(shí)現(xiàn)收入、利潤平穩(wěn)增長的安全屏障。合同管理的重點(diǎn)是合同管理專業(yè)化,合同集中管理并保證合同管理效率。通過制定合同管理制度,配套編制標(biāo)準(zhǔn)合同文本和合同權(quán)限指引,采用合同網(wǎng)上管理系統(tǒng),合同審查、審批和付款履約等環(huán)節(jié)工作均在網(wǎng)上進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)合同管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。合同法律人員進(jìn)行同步服務(wù),法律審查前移,項(xiàng)目組在遵循合同范本和合同權(quán)限指引的基礎(chǔ)上開展項(xiàng)目交流、招標(biāo)和談判。合同簽訂后加強(qiáng)合同履約管理,監(jiān)督、協(xié)調(diào)、配合供方按時(shí)履約。以上方法和措施,既實(shí)現(xiàn)了合同管理專業(yè)化、合同集中管理,防范了合同法律風(fēng)險(xiǎn),又通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)合同文本、合同權(quán)限指引和合同管理信息化,提高了合同磋商、訂立的質(zhì)量和效率。
(6)原材料、設(shè)備分類管理標(biāo)準(zhǔn)化。將所采購原材料、設(shè)備進(jìn)行合理分類,對編制采購計(jì)劃、采購訂貨、倉儲(chǔ)管理、財(cái)務(wù)核算等均有重要作用。原材料、設(shè)備分類有多種方法,可按原材料、設(shè)備的自然屬性、在生產(chǎn)中的作用和使用范圍等分類。原材料、設(shè)備分類標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)信息化管理的條件。
(7)加強(qiáng)供應(yīng)商管理,為開展供應(yīng)鏈管理提供管理平臺(tái)。大慶油田在原材料、設(shè)備分類管理的基礎(chǔ)上,對每種引進(jìn)設(shè)備以往的供應(yīng)商及其產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、供貨能力、價(jià)格、資信等進(jìn)行分析評價(jià),發(fā)展優(yōu)秀的供應(yīng)商作為長期合作伙伴。對關(guān)鍵設(shè)備和用量大的常用材料,在長期合作伙伴中優(yōu)選戰(zhàn)略供應(yīng)商。供應(yīng)商資格進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,將資信變差或產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)存在問題又不能盡快改進(jìn)的供應(yīng)商列入黑名單。
(8)標(biāo)準(zhǔn)化采購是企業(yè)加強(qiáng)QHSE管理的基礎(chǔ)。如果采購來的原材料存在質(zhì)量缺陷,不符合QHSE標(biāo)準(zhǔn),要求用存在質(zhì)量缺陷的原材料生產(chǎn)出質(zhì)量優(yōu)良、符合QHSE標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品是不現(xiàn)實(shí)的。采購程序文件應(yīng)明確將有關(guān)質(zhì)量、健康、安全、環(huán)境的要求寫入招標(biāo)文件并簽人合同中,要求合同中必須明確質(zhì)量要求、驗(yàn)收方法,需要監(jiān)造的按規(guī)定駐廠監(jiān)造。
(9)采購業(yè)務(wù)人員素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化。人是生產(chǎn)力中最活躍、最重要的因素,再先進(jìn)完美的制度若沒有合格的人員去執(zhí)行,很難達(dá)到良好效果。按照專業(yè)化、集約化管理的要求,必須加強(qiáng)采購隊(duì)伍建設(shè),重視采辦人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),才能提高采辦業(yè)務(wù)核心競爭力。要求采辦人員具有律師/企業(yè)法律顧問/法律碩士、PMP(項(xiàng)目管理專業(yè)人員)、注冊國際商務(wù)師、注冊招標(biāo)師、市場營銷經(jīng)理、報(bào)關(guān)員、報(bào)檢員、原產(chǎn)地證申領(lǐng)員,手簽員、國際貨代從業(yè)人員、全國翻譯專業(yè)資格證書或全國外語翻譯證書等行業(yè)執(zhí)/職業(yè)資格,實(shí)行采辦業(yè)務(wù)人員持證上崗。
2 標(biāo)準(zhǔn)化采購經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)
經(jīng)過近20年來的引進(jìn)工作管理實(shí)踐認(rèn)識(shí)到,只有堅(jiān)持責(zé)任終身化、供方廠家化、采購招標(biāo)化、隊(duì)伍專業(yè)化和管理標(biāo)準(zhǔn)化,才能把采購管理工作做好。
責(zé)任管理是其他管理工作的基礎(chǔ),只有明晰了責(zé)任,并終身對此負(fù)責(zé),管理者和被管理者才能自覺遵守各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn),才能將有關(guān)工作當(dāng)成自己分內(nèi)的事去做,才能自覺地把自己負(fù)責(zé)的工作做好。
與制造商直接簽訂進(jìn)口合同,減少中間環(huán)節(jié),既能降低引進(jìn)成本,又能保證產(chǎn)品和售后服務(wù)質(zhì)量,規(guī)避不必要的風(fēng)險(xiǎn)。判斷能否與制造商直接簽訂采購合同的唯一標(biāo)準(zhǔn)是制造商的銷售方式。
公開透明、相互制衡、形成有效競爭是采購成功的關(guān)鍵,是保障采購管理質(zhì)量的重點(diǎn),也是采購公平、公正的前提。不但國際公開招標(biāo)要形成有效競爭,對于不具備招標(biāo)條件的采購項(xiàng)目,也要按照國際公開招標(biāo)的原理,盡量公開和形成有效競爭,形成制衡。
采購管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)避了偶然和人為等不確定因素影響,提高了采購項(xiàng)目管理質(zhì)量,使采購項(xiàng)目結(jié)果無實(shí)質(zhì)差別。采購管理標(biāo)準(zhǔn)化能將復(fù)雜的工作簡單化,降低對新從事采購業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)要求,只要按制度和標(biāo)準(zhǔn)去開展采購即可。使采購人員集中精力、集中資源為項(xiàng)目單位服務(wù),寓管理于服務(wù),履行好“服務(wù)、溝通、把關(guān)”的職責(zé)。
在采購管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息化,借助信息化管理平臺(tái),可在整個(gè)企業(yè)集團(tuán)的范圍內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一策略、統(tǒng)一程序、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一市場、集中資源,實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)效益最大化的目標(biāo)。在這樣情況下,由誰負(fù)責(zé)選商,誰負(fù)責(zé)簽訂采購合同變得無關(guān)緊要。
3 結(jié)語
(1)責(zé)任管理是管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ),責(zé)任是企業(yè)的生命線,有效的管理必須責(zé)任分明。
(2)項(xiàng)目管理就是研究從臨時(shí)性的、各不相同的項(xiàng)目的管理中抽取出規(guī)律和可以重復(fù)使用的工具、方法,形成項(xiàng)目管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn).用于指導(dǎo)后續(xù)同類型項(xiàng)目的管理實(shí)踐。研究項(xiàng)目管理的目的在于使具有臨時(shí)性和獨(dú)特性的項(xiàng)目的管理在某種程度上,或在某些方面成為持續(xù)不斷和重復(fù)的日常運(yùn)作,從而提高項(xiàng)目管理的效率和科學(xué)性。項(xiàng)目管理是標(biāo)準(zhǔn)化采購的方法論。
(3)標(biāo)準(zhǔn)化采購可以提升企業(yè)核心競爭力,在企業(yè)擴(kuò)張時(shí)使新建企業(yè)采購業(yè)務(wù)迅速達(dá)到原企業(yè)的采購管理標(biāo)準(zhǔn),保持企業(yè)集團(tuán)和母公司的經(jīng)營管理水平,企業(yè)得以用最少的投入獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。
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