郵件,如今已經(jīng)成為了日常工作交流中最為常見的信息通訊方式之一。然而隨著郵件量越來越大,郵件信息流轉(zhuǎn)速度越來越慢,如何歸檔保存郵件數(shù)據(jù),如何滿足企業(yè)針對郵件歸檔中的個性化需求,大數(shù)據(jù)時代如何挖掘有價值的數(shù)據(jù)信息以及郵件歸檔滿足日趨嚴(yán)苛的法規(guī)遵從要求,困擾著每一個企業(yè)信息化管理者。對此,e-works記者采訪了MessageSolution產(chǎn)品總監(jiān)梁京偉,就上述郵件歸檔中的各種問題進(jìn)行了解答與交流。
MessageSolution產(chǎn)品總監(jiān) 梁京偉
郵件歸檔,內(nèi)部管控和法律法規(guī)下勢在必行
據(jù)梁總介紹,郵件歸檔系統(tǒng)最終的目的是滿足企業(yè)在郵件歸檔方面的應(yīng)用,現(xiàn)在主要的郵件歸檔應(yīng)用需求主要包括郵件內(nèi)容審計、郵件存儲優(yōu)化、郵箱備份冗余以及用戶自動歸檔等。作為專業(yè)的企業(yè)級郵件歸檔廠商,MessageSolution 2002年在美國硅谷成立,06年進(jìn)入中國并建立了相應(yīng)的研發(fā)和服務(wù)支持中心,國外市場包括了北美、歐洲、澳洲和非洲等60多個國家;國內(nèi)則以北京為中心,同時在上海、廣州、深圳、西安和無錫等地?fù)碛醒邪l(fā)辦事處。
隨著電子郵件成為企業(yè)信息往來最主要的方式之一,郵件數(shù)據(jù)膨脹性的增長也成為企業(yè)需要面對的重要問題。以制造企業(yè)為例,不僅郵件數(shù)據(jù)量翻倍的增長,郵件內(nèi)容也變得更為復(fù)雜:CAD制作的圖表、ERP報表信息等使郵件種類繁多,雜亂無章,用戶需要從中快速的搜索出需要的歷史郵件和附件。企業(yè)需要加強(qiáng)對郵件進(jìn)行高效的歸檔管控操作,從而更高效率的節(jié)省管理成本、簡化流程。
如果說加強(qiáng)內(nèi)部管控已經(jīng)成為了郵件歸檔的重要內(nèi)因,那么遵從法規(guī)要求便成為了郵件歸檔中的最大外因。因為電子郵件歸檔中重要的一點就是針對合規(guī)性和審計的要求,比如MessageSolution很多金融基金的客戶,由于美國Sarbanes-Oxley法案《薩班斯法案》正式頒布,其規(guī)定上市公司必須具有電子郵件歸檔手段,必須至少保留7年的數(shù)據(jù),其中包括郵件數(shù)據(jù),MessageSolution便可以完全滿足此方面客戶針對法律法規(guī)的要求。在我國,2009年由財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合制定的被譽為“中國版薩班斯法案”的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》在銀行、證券、保險等行業(yè)率先正式執(zhí)行。隨后,《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、新《保密法》及政務(wù)信息安全等級保護(hù)管理等法規(guī)和指引文件陸續(xù)在各個行業(yè)陸續(xù)登臺,因而眾多企業(yè)選擇郵件歸檔管理便勢在必行。
圖 MessageSolution郵件歸檔產(chǎn)品
量體裁衣,為用戶打造個性化的郵件歸檔服務(wù)
一個優(yōu)秀的郵件歸檔系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)法規(guī)遵從、優(yōu)化郵箱存儲以及實現(xiàn)郵件監(jiān)管等多方面的功能。部署及應(yīng)用郵件歸檔系統(tǒng)要充分考慮所選購產(chǎn)品的特色,并需要結(jié)合企業(yè)的管理策略和實際情況,給出一個合理的部署架構(gòu)以實現(xiàn)郵件歸檔系統(tǒng)的充分應(yīng)用。由于企業(yè)的大小、性質(zhì)不同,針對郵件歸檔的服務(wù)需求也不一樣,在談到滿足企業(yè)的個性化需求上,梁總介紹說MessageSolution 擁有便于操作的開發(fā)架構(gòu)和接口,可以很好的與企業(yè)的OA系統(tǒng)集成,為客戶量身打造適合其自身的郵件歸檔服務(wù),F(xiàn)在許多公司的OA系統(tǒng)中的郵件是存儲在歸檔服務(wù)器上,并不在OA系統(tǒng)本身,客戶在搜索和查找郵件上存在著操作復(fù)雜和時間滯后的缺點。MessageSolution支持用戶查詢并長期保留數(shù)據(jù),達(dá)到與OA系統(tǒng)的無縫集成,可根據(jù)客戶需求進(jìn)行快速的二次開發(fā),滿足客戶的個性化需求。
隨著云計算技術(shù)的發(fā)展,基于互聯(lián)網(wǎng)的在線服務(wù)越來越普遍,以租用軟硬件資源為主的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)市場正在逐漸成形,MessageSolution利用與合作伙伴的關(guān)系,為客戶提供此種基于云端的郵件歸檔服務(wù),可以將用戶的郵件歸檔在世界的任何一個數(shù)據(jù)中心中,方便用戶在各地快速查找、調(diào)用郵件數(shù)據(jù)信息。
郵件激增,大數(shù)據(jù)引爆郵件管理革命
企業(yè)郵件的數(shù)量在不斷持續(xù)增長,所蘊含的數(shù)據(jù)量也在不斷增大,企業(yè)需要從龐大的歷史郵件數(shù)據(jù)中快速的篩選出郵件中有效的、正確的數(shù)據(jù)信息滿足決策、審計的要求。成百上千的TB甚至EB級數(shù)據(jù)使之前簡單的將郵件備份刻錄在硬盤上或者DVD中這種形式已經(jīng)滿足不了企業(yè)的日常需求。對此梁總認(rèn)為大數(shù)據(jù)下的郵件歸檔包含兩個關(guān)鍵點:1.大規(guī)模的郵件數(shù)據(jù)量如何簡化保存2.如何在大量郵件中快速搜索出自己需要的郵件信息。比如企業(yè)管理者將一封郵件同時抄送給底層所有員工,若全部存儲在歸檔服務(wù)器上會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的增長非?欤⑶宜阉鞯臅r候會出現(xiàn)很多重復(fù)冗余的無用數(shù)據(jù),此種情況下實際上只需要存儲一封郵件便達(dá)到了歸檔的要求,這樣方式也會十分節(jié)省存儲空間。MessageSolution擁有獨特的壓縮功能和郵件歸檔技術(shù),可以使存儲的周期延長,達(dá)到快速、智能化存儲數(shù)據(jù)的目的。
在郵件的數(shù)據(jù)搜索方面,梁總認(rèn)為未來郵件歸檔需要包含多種搜索功能和更強(qiáng)大的分析功能,這也是一個不斷發(fā)展的歷史趨勢,現(xiàn)在針對郵件的搜索已經(jīng)不是簡單的關(guān)鍵字搜索了,搜索方式需要更加智能化的根據(jù)使用者的意圖進(jìn)行相關(guān)信息的迭代查找,智能判別出用戶想要搜索的信息面,此外這種智能型還表現(xiàn)在針對使用者意圖的精確定位上,通過模糊控制和概念搜索的方式更好的應(yīng)對使用者針對郵件中的搜索需求。
結(jié)束語
在信息化深入推進(jìn)的當(dāng)下,郵件歸檔在組織機(jī)構(gòu)日常運行中的不可或缺。在談及未來的發(fā)展時,梁總明確表示將在提供專業(yè)的郵件歸檔服務(wù)外加強(qiáng)整體市場的開拓,不僅僅著眼渠道商的數(shù)量更加重視渠道能力的建設(shè),通過自身強(qiáng)大的本土化技術(shù)團(tuán)隊加強(qiáng)針對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的整合力度,包括社交應(yīng)用、企業(yè)內(nèi)網(wǎng)中各種有價值的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘歸檔,優(yōu)化企業(yè)的郵件搜索模式,幫助企業(yè)更好的進(jìn)行郵件數(shù)據(jù)管控,提升郵件中的大數(shù)據(jù)價值。此外,基于云平臺的應(yīng)用也將成為MessageSolution在產(chǎn)品研發(fā)創(chuàng)新上的一個著力點。相信在不久的將來,MessageSolution將為企業(yè)用戶提供更加全面、智能的郵件歸檔服務(wù)。
轉(zhuǎn)載請注明出處:拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/
本文標(biāo)題:MessageSolution:簡化郵件歸檔管理,提升企業(yè)大數(shù)據(jù)價值
本文網(wǎng)址:http://www.ezxoed.cn/html/support/1112189269.html