手工記錄倉(cāng)庫(kù)的物料/產(chǎn)品出入庫(kù)時(shí)，容易產(chǎn)生賬實(shí)不符的問題，例如：賬面信息不能及時(shí)反應(yīng)庫(kù)存的變動(dòng)情況；對(duì)于倉(cāng)庫(kù)中的狀況，需要詢問倉(cāng)庫(kù)管理人員；在制品的狀態(tài)則需要現(xiàn)場(chǎng)考查，并在月底盤查才能知道物料的數(shù)量變動(dòng)情況。手工管理導(dǎo)致數(shù)據(jù)延遲、數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確率低，使決策者難以作出正確的決策，庫(kù)存管理成本增加、庫(kù)存積壓等問題時(shí)有發(fā)生�；ヂ�(lián)網(wǎng)環(huán)境下，庫(kù)存管理得到了很大改善，數(shù)據(jù)信息在企業(yè)部門間得到了共享，提高了一些業(yè)務(wù)處理的效率。然而，21世紀(jì)企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)，已不能局限于單個(gè)企業(yè)，企業(yè)要想獲得更多的市場(chǎng)份額，取得更大的成功，需要企業(yè)的上下游伙伴的信息化水平與之同步，進(jìn)而適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的商業(yè)運(yùn)作模式，ERPⅡ應(yīng)運(yùn)而生。
ERPⅡ的概念是Gartner Group公司于2000年繼ERP之后提出的，ERPⅡ既是通過支持和優(yōu)化公司內(nèi)部與公司之間的業(yè)務(wù)過程來創(chuàng)造客戶和股東價(jià)值的一種商務(wù)戰(zhàn)略，也是一套面向具體行業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用系統(tǒng)。ERPⅡ更加注重企業(yè)之間的協(xié)同商務(wù)，和供應(yīng)商之間、客戶之間、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等其他利益相關(guān)者之間的合作都可以納入到ERPⅡ的業(yè)務(wù)框架中，這標(biāo)示著企業(yè)信息系統(tǒng)應(yīng)用進(jìn)入了ERPⅡ時(shí)代。簡(jiǎn)氏就是這樣的一家企業(yè)，通過對(duì)自身庫(kù)存問題的研究，將ERP中庫(kù)存管理模塊進(jìn)行了改進(jìn)，開發(fā)出名為七欄帳的會(huì)計(jì)記賬系統(tǒng)和可售數(shù)系統(tǒng)，在庫(kù)存管理中發(fā)揮了很好的效用。因?yàn)樵撓到y(tǒng)應(yīng)用的成功，有好幾家上下游企業(yè)都在應(yīng)用他們開發(fā)的七欄帳，減少了企業(yè)間的對(duì)賬時(shí)間，節(jié)約了不少成本，提高了工作效率。七欄帳和可售數(shù)系統(tǒng)雖然只是報(bào)表的形式，但卻是一個(gè)門戶，是連接上下游企業(yè)信息的接口。
通過該門戶，大家可以清晰地看到企業(yè)間的交易全貌，有利于企業(yè)間相互監(jiān)控物流和資金流。本文希望通過推廣簡(jiǎn)氏七欄賬和可售數(shù)系統(tǒng)管理庫(kù)存的方法，讓更多在庫(kù)存管理中迷茫的企業(yè)找到方向，改善它們的業(yè)績(jī)。
2 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下企業(yè)庫(kù)存管理的弊端
制造業(yè)庫(kù)存領(lǐng)域?qū)＜页虝匀A在制造業(yè)庫(kù)存控制技術(shù)和策略系列講座中提到庫(kù)存管理主要解決“既要保證及時(shí)交貨，又要提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率”的矛盾，要解決那樣的矛盾就要運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)。在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，企業(yè)庫(kù)存管理主要存在無法在考慮客戶需求的同時(shí)顧慮供應(yīng)鏈之間的供需平衡；物料/產(chǎn)品的轉(zhuǎn)移只能跟蹤到企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門，不能詳細(xì)跟蹤到供應(yīng)商，甚至是更細(xì)致的部分；得不到客戶及供應(yīng)商的需求信息導(dǎo)致預(yù)測(cè)不準(zhǔn)從而出現(xiàn)積壓庫(kù)存或短缺等問題。
另外，周柏翔、朱振東(2003)在《供應(yīng)鏈下的庫(kù)存管理在電機(jī)制造業(yè)中的應(yīng)用研究》一文中表示庫(kù)存管理的問題有：缺乏企業(yè)間協(xié)同的理念；企業(yè)陷入提升本身信息化水平而忽略與供應(yīng)鏈上下游企業(yè)間的信息共享；不能及時(shí)交貨等問題�；趲�(kù)存管理文獻(xiàn)的研究，作者發(fā)現(xiàn)隨著供應(yīng)鏈上各個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷壯大，物料品種隨之增多，倉(cāng)庫(kù)管理變得混亂，庫(kù)存不斷增加，給庫(kù)存成本施加了很大的壓力；同時(shí)物流數(shù)據(jù)難以追蹤及監(jiān)控，采購(gòu)、庫(kù)存數(shù)據(jù)的不規(guī)范極大地制約了企業(yè)的發(fā)展。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(1)供應(yīng)商與企業(yè)的庫(kù)存數(shù)據(jù)信息無法共享，貨物與資金對(duì)賬困難，無法協(xié)同。
(2)庫(kù)存中的產(chǎn)品的凍結(jié)狀態(tài)、已定貨狀態(tài)和自由銷售狀態(tài)沒有得到足夠的重視，導(dǎo)致發(fā)貨出錯(cuò)。
(3)企業(yè)的可售數(shù)無法確定，導(dǎo)致產(chǎn)品積壓或短缺，顧客銷售訂單得不到及時(shí)供貨的滿足，導(dǎo)致客戶滿意度低，降低了企業(yè)間的相互信任。
上述問題的解決需要靠先進(jìn)的IT技術(shù)支撐，而運(yùn)用協(xié)同管理理念的ERPⅡ系統(tǒng)能將企業(yè)間的數(shù)據(jù)信息集成，達(dá)到共享的目的，這樣，企業(yè)間進(jìn)行交易的準(zhǔn)確性提高，貨物、資金賬目清晰，產(chǎn)品積壓或短缺現(xiàn)象得到改善，貨款回收快。另外，數(shù)據(jù)信息共享提高了預(yù)測(cè)效率，增強(qiáng)了企業(yè)間的信任度，相互監(jiān)督促使內(nèi)部管理規(guī)范化。
3 ERPⅡ環(huán)境下的庫(kù)存管理
3.1 狀態(tài)模式
所謂狀態(tài)模式是指允許一個(gè)對(duì)象在其內(nèi)部狀態(tài)改變時(shí)改變它的行為。一個(gè)對(duì)象有多種狀態(tài)，每一種狀態(tài)也對(duì)應(yīng)多種操作行為，但特定的狀態(tài)對(duì)應(yīng)特定的行為，沒有重疊。對(duì)象的多種狀態(tài)之間會(huì)因外界因素而相互變更，狀態(tài)變更對(duì)應(yīng)的行為就會(huì)相應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樵摖顟B(tài)下對(duì)應(yīng)的可操作行為。
3.2 庫(kù)存中的狀態(tài)模式
庫(kù)存管理面對(duì)的首要問題是檢測(cè)倉(cāng)庫(kù)中產(chǎn)品的狀態(tài)。產(chǎn)品狀態(tài)主要包括自由銷售狀態(tài)、凍結(jié)狀態(tài)、已訂購(gòu)狀態(tài)。當(dāng)產(chǎn)品的狀態(tài)改變時(shí)對(duì)應(yīng)可采納的行為也會(huì)改變，如產(chǎn)品的已訂購(gòu)狀態(tài)表示企業(yè)已承諾給車間生產(chǎn)用的訂單或者是客戶的訂單，如果在一定期限內(nèi)他們沒有按照合同收取貨物，或者有些貨物一直沒有進(jìn)行結(jié)算，企業(yè)會(huì)將該狀態(tài)的產(chǎn)品轉(zhuǎn)為滿足其他客戶訂單，即產(chǎn)品的狀態(tài)變?yōu)樽杂射N售狀態(tài)。狀態(tài)變更下企業(yè)對(duì)產(chǎn)品的操作行為反映了企業(yè)銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)之間的密切聯(lián)系。
3.3 ERPⅡ環(huán)境下如何管理企業(yè)庫(kù)存
企業(yè)間倉(cāng)庫(kù)產(chǎn)品轉(zhuǎn)移如圖1所示，圖中涉及到供應(yīng)商、企業(yè)及經(jīng)銷商三方倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃單進(jìn)行原材料的入庫(kù)行為，原材料入庫(kù)后根據(jù)一定的狀態(tài)進(jìn)行擺放，反映了供應(yīng)商與企業(yè)的關(guān)系。企業(yè)倉(cāng)庫(kù)中的產(chǎn)品有兩個(gè)去處：銷售給經(jīng)銷商和供企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)用，企業(yè)根據(jù)銷售訂單出售給經(jīng)銷商，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃單供應(yīng)給生產(chǎn)車間生產(chǎn)使用，此時(shí)企業(yè)倉(cāng)庫(kù)中的產(chǎn)品就轉(zhuǎn)移到了經(jīng)銷商和企業(yè)的生產(chǎn)車間。在ERPⅡ環(huán)境下，企業(yè)不僅能知道自己倉(cāng)庫(kù)中產(chǎn)品的情況，還能夠知道供應(yīng)商及經(jīng)銷商倉(cāng)庫(kù)中產(chǎn)品的情況，企業(yè)根據(jù)這些信息制定出適當(dāng)?shù)牟少?gòu)、生產(chǎn)、銷售策略，保證生產(chǎn)與銷售的正常進(jìn)行，達(dá)到提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)、增加銷售額的目的。
圖1 企業(yè)間產(chǎn)品轉(zhuǎn)移關(guān)系圖
通過對(duì)企業(yè)倉(cāng)庫(kù)中的產(chǎn)品狀態(tài)進(jìn)行操作事務(wù)的設(shè)置，應(yīng)用ERPⅡ系統(tǒng)對(duì)產(chǎn)品的狀態(tài)(產(chǎn)品狀態(tài)包括自由銷售狀態(tài)、凍結(jié)狀態(tài)、已訂貨狀態(tài))移動(dòng)進(jìn)行跟蹤，從而統(tǒng)計(jì)出庫(kù)存中產(chǎn)品的可售數(shù)、凍結(jié)數(shù)、已分配數(shù)。產(chǎn)品狀態(tài)改變不僅反映了組織層次上的庫(kù)存數(shù)量的變化，而且可以反映產(chǎn)品的價(jià)值轉(zhuǎn)移。ERPⅡ系統(tǒng)中對(duì)產(chǎn)品庫(kù)存金額的管理是基于庫(kù)存中任何形式的貨物移動(dòng)，只要貨物移動(dòng)對(duì)庫(kù)存價(jià)值有影響，就會(huì)在貨物數(shù)量更新的同時(shí)對(duì)庫(kù)存金額同時(shí)更新，這些都體現(xiàn)在企業(yè)財(cái)務(wù)的各個(gè)分類賬中。因此，產(chǎn)品移動(dòng)過程反映了采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃的執(zhí)行過程。
圖2 基于ERPⅡ的企業(yè)庫(kù)存管理流程圖
基于ERPⅡ的企業(yè)庫(kù)存管理流程如圖2所示，反映了企業(yè)倉(cāng)庫(kù)中產(chǎn)品狀態(tài)變更及企業(yè)間交易關(guān)系。首先，供應(yīng)商根據(jù)企業(yè)給出的采購(gòu)訂單發(fā)貨給企業(yè)，進(jìn)入企業(yè)的物料有三種狀態(tài)：待檢狀態(tài)、退貨狀態(tài)及可供生產(chǎn)狀態(tài)。只有可供生產(chǎn)狀態(tài)的產(chǎn)品企業(yè)可使用，繼而形成企業(yè)倉(cāng)庫(kù)中的產(chǎn)品。物料放在原材料區(qū)域，有些物料、備件既可供生產(chǎn)用也能用來直接銷售，作為備品備件等銷售給客戶，因而在計(jì)算可售數(shù)時(shí)要考慮這部分原料。供應(yīng)商與企業(yè)的交易往來反映在企業(yè)的應(yīng)付賬目上。企業(yè)倉(cāng)庫(kù)中的產(chǎn)品包括原材料、在制品和產(chǎn)成品，產(chǎn)品分為紅色庫(kù)存、綠色庫(kù)存及黃色庫(kù)存，對(duì)應(yīng)的狀態(tài)是凍結(jié)狀態(tài)、自由銷售狀態(tài)和已訂貨狀態(tài)。產(chǎn)品的不同狀態(tài)對(duì)應(yīng)可采納的行為也不同：凍結(jié)狀態(tài)表示已經(jīng)承諾給客戶及供車間生產(chǎn)用的，與企業(yè)內(nèi)部及經(jīng)銷商有關(guān)聯(lián)，這部分產(chǎn)品是不能動(dòng)的；自由銷售狀態(tài)表示可以自由銷售，用來滿足新的訂單；已訂貨狀態(tài)表示有人預(yù)定了，暫時(shí)不可以動(dòng)，但如果出現(xiàn)客戶信用低或者有部分產(chǎn)品遲遲未跟企業(yè)結(jié)算，那么企業(yè)會(huì)將這部分產(chǎn)品轉(zhuǎn)為自由銷售產(chǎn)品，狀態(tài)變?yōu)樽杂射N售狀態(tài)，已訂貨狀態(tài)的產(chǎn)品部分可以用來滿足新訂單承諾。倉(cāng)庫(kù)中產(chǎn)品的轉(zhuǎn)移反映了企業(yè)的生產(chǎn)和銷售，根據(jù)這里提供的信息ERPⅡ系統(tǒng)可以計(jì)算出可供承諾的訂單數(shù)，企業(yè)與經(jīng)銷商之間的交易往來對(duì)應(yīng)的是企業(yè)的應(yīng)收賬目。
互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，企業(yè)記錄交易往來的賬目是一個(gè)二維賬目，包括業(yè)務(wù)備查賬目和會(huì)計(jì)賬目，分別記錄了實(shí)物往來和資金往來，賬目中反映的物流和資金流的信息是分散的，如企業(yè)發(fā)出的貨物、結(jié)算的部分，要想知道是否付款就要去財(cái)務(wù)處查會(huì)計(jì)賬目。這樣的賬目不能全面反映企業(yè)間無論從實(shí)物還是資金上的交易往來，而在ERPⅡ環(huán)境下，企業(yè)巧妙地將二者集成起來，形成了一個(gè)總的會(huì)計(jì)賬目，將貨物與資金都反映在一個(gè)表格當(dāng)中：前部分反映貨物的轉(zhuǎn)移狀況，后部分反映資金的支付情況，使得企業(yè)間交易往來賬目一清二楚，非常透明，如果出現(xiàn)了問題也能夠及時(shí)跟蹤到相關(guān)負(fù)責(zé)人，明確了權(quán)責(zé)，提高了交易成功率，為企業(yè)節(jié)約了經(jīng)營(yíng)成本。業(yè)務(wù)備查賬目反映了企業(yè)的貨物往來，會(huì)計(jì)賬目反映了資金往來。對(duì)應(yīng)實(shí)物方面，與庫(kù)存中產(chǎn)品狀態(tài)有關(guān)的具體項(xiàng)是待結(jié)的項(xiàng)目，企業(yè)與客戶進(jìn)行貨物交易，客戶會(huì)進(jìn)行一部分產(chǎn)品的結(jié)算，一部分產(chǎn)品沒有結(jié)算，沒有結(jié)算的產(chǎn)品放在待結(jié)欄，這部分產(chǎn)品的狀態(tài)是已定貨狀態(tài)，是黃色庫(kù)存，暫時(shí)是不可以動(dòng)的，當(dāng)客戶遲遲沒有跟企業(yè)結(jié)算，或者企業(yè)的信用度低，企業(yè)會(huì)將這部分產(chǎn)品用來滿足其他訂單需求，產(chǎn)品變?yōu)榫G色庫(kù)存，成為自由銷售狀態(tài)。根據(jù)這一變化信息反映到可承諾供貨數(shù)量系統(tǒng)中，計(jì)算出新的可承諾供貨數(shù)目，據(jù)此企業(yè)對(duì)應(yīng)的銷售策略就會(huì)更改了。
ERPⅡ中的可承諾供貨是根據(jù)企業(yè)的庫(kù)存系統(tǒng)和計(jì)劃系統(tǒng)開發(fā)出來的，它是如何在倉(cāng)庫(kù)管理中起作用的呢？可承諾供貨(ATP)是指企業(yè)根據(jù)庫(kù)存狀態(tài)處理可承諾給客戶交貨的數(shù)量和時(shí)間，滿足客戶訂單和交付能夠準(zhǔn)確排定。ATP的計(jì)算過程為：期初庫(kù)存加上計(jì)劃接收量，然后減去下一個(gè)計(jì)劃接收量之前的實(shí)際訂單。計(jì)劃接收量是指已經(jīng)分配給生產(chǎn)部門或供應(yīng)商的訂單，即倉(cāng)庫(kù)中自由銷售狀態(tài)的產(chǎn)品加上凍結(jié)狀態(tài)的產(chǎn)品減去已定貨狀態(tài)的產(chǎn)品�？沙兄Z供貨系統(tǒng)包括了產(chǎn)品的三種狀態(tài)，根據(jù)狀態(tài)模式記錄了每種狀態(tài)下的產(chǎn)品數(shù)量。因?yàn)橐讯ㄘ洜顟B(tài)下的產(chǎn)品也有可能變?yōu)樽杂射N售狀態(tài)，所以企業(yè)在計(jì)算這部分產(chǎn)品數(shù)量的時(shí)候，就會(huì)參考到會(huì)計(jì)賬目中的企業(yè)待結(jié)貨物數(shù)目、企業(yè)信用記錄等信息。運(yùn)用ERPⅡ系統(tǒng)的分類賬和可承諾供貨系統(tǒng)進(jìn)行庫(kù)存控制，倉(cāng)庫(kù)中的庫(kù)存數(shù)量可以得到準(zhǔn)確的確認(rèn)，企業(yè)間的庫(kù)存信息可以實(shí)現(xiàn)共享，企業(yè)間對(duì)賬方便了很多，提高了銷售效率，降低了很多潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
4 實(shí)例應(yīng)用
文中介紹的ERPⅡ環(huán)境管理庫(kù)存的方法在簡(jiǎn)氏得到了很好的體現(xiàn)。簡(jiǎn)氏電器原來主營(yíng)小家電產(chǎn)品，后來主要生產(chǎn)紫砂炊具，隨著業(yè)務(wù)的不斷壯大，庫(kù)存管理開始變得混亂，于是，簡(jiǎn)氏從2004年開始應(yīng)用金蝶ERPⅡ系統(tǒng)中的采購(gòu)管理、物流管理、生產(chǎn)計(jì)劃管理等模塊，通過幾年的努力，簡(jiǎn)氏建立了統(tǒng)一的編碼體系，一物對(duì)一碼，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存數(shù)據(jù)的一致性。庫(kù)存模塊與條形碼系統(tǒng)結(jié)合，使得產(chǎn)品出入庫(kù)都可以及時(shí)追蹤，從而精準(zhǔn)地反映出庫(kù)存的變化。簡(jiǎn)氏從引入ERP發(fā)展到現(xiàn)在的ERPⅡ系統(tǒng)十余年，經(jīng)過艱辛努力與不斷探索，開創(chuàng)了新的會(huì)計(jì)記賬方式，名為七欄賬，即將分類賬戶集成起來，將業(yè)務(wù)信息與資金信息集成；同時(shí)結(jié)合庫(kù)存、計(jì)劃系統(tǒng)開發(fā)出了可售數(shù)系統(tǒng)，即上文介紹的可承諾供貨系統(tǒng)�？墒蹟�(shù)系統(tǒng)的開發(fā)使得簡(jiǎn)氏將準(zhǔn)備發(fā)出的貨物跟貨物的減少等同起來了，有效地做到了賬實(shí)相符，降低了庫(kù)存管理成本，明確了庫(kù)存的產(chǎn)品狀態(tài)，根據(jù)不同狀態(tài)及時(shí)作出銷售策略調(diào)整。簡(jiǎn)氏運(yùn)用七欄帳跟可售數(shù)系統(tǒng)，很好地管理了企業(yè)的庫(kù)存，取得驚人的成績(jī)。具體是如何實(shí)現(xiàn)的呢？關(guān)于七欄賬的賬表如表1所示。
表1 七欄賬賬表(應(yīng)收賬表)
具體是這樣實(shí)現(xiàn)的：假定期初待結(jié)數(shù)和賬面余額都是0，企業(yè)發(fā)出100個(gè)單位的貨物給客戶沒有結(jié)算，那待結(jié)數(shù)就是100，賬面余額0，合計(jì)余額100；客戶與企業(yè)結(jié)算了70個(gè)單位的產(chǎn)品，那待結(jié)的產(chǎn)品剩下30，由于結(jié)算了70，故企業(yè)的應(yīng)收賬款增加了70，應(yīng)收賬款余額就是70，總的余額是100。兩個(gè)100都反映了客戶的名義總欠款，但其價(jià)值的實(shí)質(zhì)含義是完全不一樣的�？蛻粼诮Y(jié)算的70個(gè)單位產(chǎn)品中有50個(gè)單位付款了，那企業(yè)應(yīng)收賬款賬面減少了50個(gè)單位，應(yīng)收賬款余額就應(yīng)該是20，由于待結(jié)數(shù)沒有發(fā)生變化，仍然是原來結(jié)轉(zhuǎn)下來的30，那么兩項(xiàng)合計(jì)就是50。通過上述七欄賬的核算，能夠清晰地看到企業(yè)同客戶之間的交易全貌。
下面作一個(gè)簡(jiǎn)單的比較：在沒有七欄賬的情況下，期末會(huì)計(jì)賬面反映該客戶欠款是20，按照會(huì)計(jì)原理和稅法規(guī)定只能反映是20，也就是說賬面余額20是無可挑剔的正確數(shù)據(jù)，但與客戶真正的交易總欠款50相差甚遠(yuǎn)。雙方企業(yè)關(guān)心的是過去的交易或事項(xiàng)形成的往來總欠款，而不是按照會(huì)計(jì)制度核算的賬面余額，因此，在沒有七欄賬的情況下，會(huì)計(jì)賬簿的作用受到了很大的限制。有了七欄賬，會(huì)計(jì)信息得到了根本改變，企業(yè)可以清楚獲悉全面完整的交易往來全過程的信息。如在上述賬簿中，企業(yè)可以知道發(fā)了多少貨，結(jié)算了多少，尚未結(jié)算的有多少，客戶欠企業(yè)多少款。企業(yè)最關(guān)心的是賬表中待結(jié)欄的產(chǎn)品，此欄中的產(chǎn)品狀態(tài)是凍結(jié)狀態(tài)和已定貨狀態(tài)，已定貨狀態(tài)的產(chǎn)品遲遲未能得到客戶的確認(rèn)而進(jìn)行結(jié)算，企業(yè)會(huì)將這些待結(jié)的產(chǎn)品通過辦理退貨手續(xù)作為自由銷售狀態(tài)的產(chǎn)品來滿足其他的訂單要求。其實(shí)，企業(yè)與供應(yīng)商的交易往來反映在應(yīng)付七欄帳賬表中，原理是一樣的，因?yàn)樗麄兙哂戌R像對(duì)稱性。這是七欄賬與會(huì)計(jì)賬簿的比較。
其二，七欄賬與備查賬的比較。上述已經(jīng)說明了會(huì)計(jì)賬簿在核算上受收入確認(rèn)問題的限制，致使往來信息不完整，僅僅是對(duì)結(jié)算后的業(yè)務(wù)進(jìn)行了反映。為了能夠總括反映往來全貌，不少企業(yè)采用對(duì)“發(fā)貨數(shù)”和“收款數(shù)”兩個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行備查核算的記錄方式。如上例，發(fā)貨100－收款50＝50欠款，貌似反映了真實(shí)的欠款數(shù)，其實(shí)此50欠款與七欄賬反映的總余額50，是完全不同概念的數(shù)據(jù)。備查賬反映的50，盡管總量上似乎是正確的，但其中還包含著債權(quán)債務(wù)尚未依法成立的待結(jié)數(shù)30(備查賬還無法明確這個(gè)30)，待結(jié)數(shù)30不是真正的往來，要收取該30欠款，銷售方至少還應(yīng)當(dāng)支付相應(yīng)的流轉(zhuǎn)稅作為代價(jià)。這樣一來，備查賬又將真實(shí)的往來摘糊涂了，因備查賬不能正確反映待結(jié)數(shù)，待結(jié)數(shù)就有失控的可能，即待結(jié)數(shù)也將給企業(yè)帶來重復(fù)納稅的可能。但七欄賬恰好徹底地解決了這個(gè)問題。
其三，七欄賬在ERPⅡ中能夠淋漓盡致地得到應(yīng)用，簡(jiǎn)氏首例啟用七欄賬系統(tǒng)的案例，佐證了往來核算質(zhì)量得到了翻天覆地的改善。不僅如此，七欄賬通過會(huì)計(jì)技術(shù)處理，一樣納入到會(huì)計(jì)總分類核算之中，對(duì)此，本文不作深入研究。
這一信息反映到可售數(shù)的計(jì)算當(dāng)中，從而動(dòng)態(tài)、準(zhǔn)確地計(jì)算出可售數(shù)，改進(jìn)銷售策略，最優(yōu)化接收訂單，以及解決生產(chǎn)、排產(chǎn)的調(diào)單問題，實(shí)現(xiàn)存貨盤活、加快貨物的周轉(zhuǎn)速度，因而提高了企業(yè)的銷售效率，實(shí)現(xiàn)了訂單交易與庫(kù)存管理的同步。在這兩者的相互配合中，七欄帳中待結(jié)欄的產(chǎn)品是非常靈活和重要的一欄，為企業(yè)做訂單承諾時(shí)起到一定的緩沖作用。引出“可售數(shù)”這一新概念，絕不是標(biāo)新立異，它在高效的存貨管理中起到了不容否定的作用�？墒蹟�(shù)和實(shí)存數(shù)就像兩個(gè)輪子一樣從存貨動(dòng)態(tài)中不同環(huán)節(jié)上反映其變動(dòng)狀況，它們進(jìn)行著獨(dú)立的、周而復(fù)始的運(yùn)算，反映的卻是同一的存貨整體。兩組數(shù)據(jù)分別擔(dān)負(fù)著不同的功能，在ERPⅡ中，銷售部門采用了可售數(shù)，大大提高了發(fā)貨質(zhì)量和效率，通過隨時(shí)閱讀《商品可售數(shù)動(dòng)態(tài)日?qǐng)?bào)》可以調(diào)整短期銷售策略；倉(cāng)庫(kù)部門閱讀實(shí)存數(shù)，能夠檢查經(jīng)管的商品是否正確，借以劃清經(jīng)管責(zé)任。可售數(shù)與實(shí)存數(shù)由于存在空間、時(shí)間的雙重差異，始終不能恒等。相等是有條件的，不相等是絕對(duì)的，但是不相等并不意味著兩組數(shù)據(jù)是相悖的，只是可售數(shù)將實(shí)存數(shù)在時(shí)間上前移到審核客戶訂單時(shí)實(shí)現(xiàn)早知道未來的實(shí)存數(shù)，因而又是同一的。它們之間的關(guān)系如表2所示。
表2 商品可售數(shù)動(dòng)態(tài)日?qǐng)?bào)表
簡(jiǎn)氏在還沒有應(yīng)用七欄賬和可售數(shù)系統(tǒng)來管理庫(kù)存時(shí)，采購(gòu)部門和倉(cāng)庫(kù)因?yàn)橛唵喂芾聿幻鞔_的問題導(dǎo)致多次出貨、貨款少收、承諾訂單未能得到滿足等一系列的問題，但自從應(yīng)用七欄帳和可售數(shù)系統(tǒng)之后，倉(cāng)庫(kù)管理實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)品狀態(tài)明晰、出錯(cuò)率低、庫(kù)存周轉(zhuǎn)高等效果，這是內(nèi)部控制規(guī)范化的標(biāo)志。規(guī)范化對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)作起到了十分積極的內(nèi)部控制及效率提升的作用，通過對(duì)庫(kù)存信息可售數(shù)適時(shí)管理，庫(kù)存信息的改善提高了銷售效率。簡(jiǎn)氏的七欄帳表格已經(jīng)供它的好幾家合作伙伴使用，都取得了一定的經(jīng)濟(jì)效益，得到了同行的好評(píng)。簡(jiǎn)氏企業(yè)一直努力探索著，希望將該系統(tǒng)的作用發(fā)揮到極致，更多的企業(yè)能夠得到該系統(tǒng)的幫助，為更多的企業(yè)爭(zhēng)取利益。
5 小結(jié)
互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，企業(yè)各自有一套庫(kù)存管理方法。然而，在日趨廣泛、激烈的全球化產(chǎn)業(yè)鏈競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，催生了諸如協(xié)同、共贏等流行的協(xié)同商務(wù)模式，故企業(yè)庫(kù)存管理各自為政的局面就要靠先進(jìn)的IT技術(shù)來打破了，IT技術(shù)的有效支撐對(duì)企業(yè)的良好運(yùn)作起到了很大的作用，ERPⅡ是可以幫助企業(yè)與企業(yè)共同發(fā)展的工具。本文介紹了簡(jiǎn)氏可售數(shù)系統(tǒng)——定義了庫(kù)存產(chǎn)品在凍結(jié)狀態(tài)、自由銷售狀態(tài)和已定貨狀態(tài)下可采納的行為，這些行為和狀態(tài)會(huì)隨客戶信用度、制度改變、策略變動(dòng)等因素的變化而產(chǎn)生相應(yīng)的改變——以幫助企業(yè)準(zhǔn)確預(yù)測(cè)可售數(shù)；另外，引進(jìn)七欄賬的概念，所謂七欄賬是指在傳統(tǒng)二維賬簿基礎(chǔ)上經(jīng)過改善后的一種新的會(huì)計(jì)記賬方法，它要求將貨物移動(dòng)與價(jià)值轉(zhuǎn)移都集成到一個(gè)表格當(dāng)中，將信息反饋到可售數(shù)預(yù)測(cè)中。七欄賬和可售數(shù)系統(tǒng)的完美配合使企業(yè)間共享信息，提高庫(kù)存管理效率。研究表明，基于ERPⅡ的庫(kù)存管理能夠促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)和銷售的正常進(jìn)行，解決企業(yè)長(zhǎng)期以來貨物、資金對(duì)賬困難等問題，提高交易準(zhǔn)確率，降低庫(kù)存管理成本，為企業(yè)贏得利潤(rùn)。本文旨在推廣一種規(guī)范化的內(nèi)部控制方法，使企業(yè)間相互監(jiān)督物流和資金流成為可能，為實(shí)現(xiàn)共贏打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/
本文標(biāo)題：基于ERPⅡ的庫(kù)存管理應(yīng)用研究
相關(guān)文章
