1.1.1. 功能說(shuō)明
應(yīng)付系統(tǒng)提供了三種沖賬方式:實(shí)時(shí)沖銷、自動(dòng)沖銷、手工沖銷。實(shí)時(shí)沖銷在付款單錄入時(shí)用到。手工沖銷、自動(dòng)沖銷在本模塊中進(jìn)行。
沖賬類四種應(yīng)付賬款沖銷、其它應(yīng)付沖銷、預(yù)付沖應(yīng)付、應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)賬。前兩種沖銷是發(fā)票、應(yīng)付單和付款單、退款單、應(yīng)付票據(jù)之間的沖銷;預(yù)付沖應(yīng)付即預(yù)付賬款沖抵應(yīng)付賬款;應(yīng)付轉(zhuǎn)賬即應(yīng)付賬款沖抵應(yīng)收賬款。沖銷記錄的維護(hù)在沖銷日志模塊進(jìn)行;若需將沖銷記 錄生成憑證,則在生成憑證模塊中完成。沖銷界面如圖3-29所示。
若系統(tǒng)參數(shù)已設(shè)定付款時(shí)必須要有付款申請(qǐng)單才能付款,則沖賬和生成憑證模塊不能使用,沖銷日志不能維護(hù)。
圖3-29
1.1.2. 準(zhǔn)備事項(xiàng)
1、 準(zhǔn)備好采購(gòu)發(fā)票、應(yīng)付單。
2、 準(zhǔn)備好付款單、退款單。
3、 啟用應(yīng)收系統(tǒng)并準(zhǔn)備好應(yīng)收單、銷售發(fā)票。
4、 手工核銷支持同一供貨商不同幣種的核銷。
5、 應(yīng)付賬款沖應(yīng)付收賬款時(shí)供貨商必須同時(shí)是供貨商。
1.1.3. 注意事項(xiàng)
1、 手工核銷支持同一供貨商不同幣種的核銷,自動(dòng)沖銷時(shí)只支持同一幣種同一供貨商的沖銷。
2、 如果記錄已沖銷,但沖銷記錄沒有生成憑證,在其它相關(guān)模塊對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)反審核時(shí)必須先刪除沖銷記錄,否則不能的審核。
3、 只有當(dāng)參數(shù)控制付款時(shí)必須要有付款申請(qǐng)單時(shí),付款時(shí)產(chǎn)生的實(shí)時(shí)沖銷記錄在沖銷日志能查到?jīng)_銷記錄,否則在沖銷記錄中查不到。且沖銷日志不能維護(hù)。
4、 當(dāng)沖賬類型為預(yù)付沖應(yīng)付、應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)賬時(shí)沖銷記錄才要生成憑證。
5、 進(jìn)行應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)賬客戶必須同時(shí)又是當(dāng)前公司的供貨商。
1.1.4. 操作說(shuō)明
沖賬類型有四種:應(yīng)付賬款沖銷、其它應(yīng)付款沖銷、預(yù)付沖應(yīng)付、應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)賬。沖銷界面和操作方式一樣。操作步驟有沖銷、沖銷日志、生成憑證。
1.1.4.1. 沖銷
1、 手工沖銷:選取某種沖銷類型,在如圖3-29所示的界面上,選好本次準(zhǔn)備沖銷的記錄,錄入本次沖銷金額,單擊菜單手工沖銷,即產(chǎn)生一張沖銷銷清單,并寫入沖銷日志。手工沖銷時(shí)只能是同一供貨商,可以是同一幣種也可以是不同幣種。沖銷的單據(jù)可以是一對(duì)多,多對(duì)多、多對(duì)一。
2、 自動(dòng)沖銷:在如圖3-29所示的界面上,單擊菜單自動(dòng)沖銷,系統(tǒng)自動(dòng)將同一供貨商、同一幣種、且金額相等的不同單據(jù)進(jìn)行沖銷,如果沖銷成功則產(chǎn)生沖銷流水,更新沖要銷日志。
1.1.4.2. 沖銷日志
無(wú)論是手工沖銷還是自動(dòng)沖銷,其沖銷記錄在沖銷日志是中查看并可以反沖銷。沖銷日志界面如圖3-30。但是如果沖銷記錄生成憑證則在沖銷日志中查不到記錄。當(dāng)參數(shù)控制付款時(shí)必須要有付款申請(qǐng)單時(shí),且沖銷日志不能維護(hù)。
圖3-30
1、 查詢:查詢的方式有自定義查詢、查詢。在如圖3-30所示的界面上單擊菜單查詢,其界面如圖3-31所示。用戶可以根據(jù)界面給出的條件進(jìn)行組合,自由查詢。
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圖3-31
2、 反沖銷:在如圖3-30所示的界面上劭科,選取一條或多條沖銷流水,單擊菜單反沖銷,系統(tǒng)給 出圖3-32所示的提示,在提示界面上單擊確定,系統(tǒng)就取消此沖銷流水。
圖3-32
1.1.4.3. 生成沖銷憑證
只有沖銷類型為預(yù)付沖應(yīng)付、應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)賬產(chǎn)生的沖銷記錄在此模塊中能看到,也即需要生成憑證。其界面如圖3-33所示。生成憑證的方式有兩種。按單生成、匯總生成。
圖3-33
在如圖3-33所示的界面上單擊菜單全選或選取某一條記錄,后再單擊菜單憑證,系統(tǒng)將當(dāng)前記錄生成憑證。并將憑證傳遞到總賬。
1.1.5. 數(shù)據(jù)查詢
數(shù)據(jù)查詢可以在兩個(gè)模塊中進(jìn)行,未沖銷其它應(yīng)付款查詢、預(yù)付款沖銷查詢。
1.1.5.1. 未沖銷其它應(yīng)付款查詢
查詢方式有兩種:移至、查詢。查義界面如圖3-34所示。賬齡段城要用戶手工錄入。您可以根據(jù)自已的需要設(shè)置查詢條件,請(qǐng)參見《公共操作手冊(cè)》’相關(guān)內(nèi)容
圖3-34
1.1.5.2. 預(yù)付款沖銷查詢。
查詢方式有兩種:移至、查詢。查義界面如圖3-35所示。界面上的查詢條件有沖銷狀態(tài)、供貨商編號(hào)、貨幣。系統(tǒng)默認(rèn)的查詢條件是沖銷狀態(tài)是全部沖銷、所有供貨商、所有幣幣的單據(jù)。您可以根據(jù)自已的需要設(shè)置查詢條件,請(qǐng)參見《公共操作手冊(cè)》’相關(guān)內(nèi)容.
圖3-35
1.1.6. 數(shù)據(jù)輸出
沖銷模塊、生成憑證模板沒有數(shù)據(jù)輸出功能。沖銷日志、未沖銷其它應(yīng)付款查詢、預(yù)付款沖銷查詢有數(shù)據(jù)輸出功能。輸出的方式有兩種:另存EXECL文檔、打印。請(qǐng)參見《單據(jù)打印設(shè)置手冊(cè)》。
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